Kako da remote komunikacija ne postane nužno zlo?

Šta bi moglo da pođe po zlu kada vaš tim (ili deo tima) radi na daljinu?

Na prvi pogled, verovatno ne mnogo toga. Prigrlili smo ovakav vid rada odavno, a neki bi rekli da im izuzetno prija to što ne moraju (uvek) biti u kancelariji, što su (bar neki, ili bar u nekim segmentima poslovanja) produktivniji i što ih rad na daljinu u izvesnoj meri rasterećuje.

Druga strana medalje je nezgodnija, naročito za one koji upravljaju timovima. Više nego ikada se za komunikaciju oslanjamo na digitalne kanale, što bi načelno trebalo tu komunikaciju da olakša. No, samo zato što koristimo brze komunikacijske alate, ne spašava nas krivo interpretiranih očekivanja, displeja zatrpanih porukama, probijenih rokova i doživljaja da je ostatak tima „tamo negde“, a mi smo „ovde“ pomalo odsečeni od tog ostatka.

Digitalni kanali će završiti posao, ali (još uvek) ne bez našeg direktnog uplitanja. A to koliko smo upleteni, pokazaće se i kroz efikasnost, kako timova i njihovih menadžera, tako i posla koji (čeka da) bude urađen.

Ako suština leži u komunikaciji, onda bi ona trebalo da bude visoko na listi prioriteta – isto kao i zadati rokovi, standardi prilikom rada na projektima i ostali operativni segmenti. Sama činjenica da su članovi tima dostupni na klik, još uvek nam ne ostavlja nužno utisak da smo zaista i povezani. U isto vreme, i dalje se mnogo priča o famoznoj kompanijskoj kulturi, koja je u radnom okruženju svakako važna – ali, kada zaposleni u nisu nužno prisutni, onda i kompanijska kultura može delovati kao nešto apstraktno i neopipljivo.

Ono što ostaje kao činjenica jeste da zaposleni, gdegod da se nalaze, ipak dele neke zajedničke ciljeve i vrednosti. U tom smislu, tehnologija ne mora biti (i) kamen spoticanja – naprotiv, ona nam je saveznik u negovanju osećaja pripadnosti i zajedništva.

Kako bi to izgledalo u praksi?

• Tako što ćete ohrabriti ljude da komuniciraju. To se ne odnosi samo na komunikaciju sa vama kao menadžerom ili liderom, već i među samim zaposlenima, bilo da je reč o dogovorima oko zadataka, deljenju važnih informacija ili traženju fidbeka. Ukoliko je to moguće zavisno od lokacija zaposlenih, svakako ih je poželjno uključiti u događaje poput tim bildinga i stručnih usavršavanja (onlajn ili u fizičkom okruženju). Obema stranama – dakle, i menadžerima, liderima, ali i članovima tima – komunikacija će biti lakša ukoliko su redovno „na vezi“ povodom dogovora i procesa rada na određenom projektu. Naposletku, komunikacija na daljinu je, takođe, dvosmerna, te bi zaposlenima trebalo omogućiti i ohrabriti ih da sa menadžerima i liderima podele svoja pitanja i dileme.
• Tako što ćete prilagoditi formu i vreme sastanaka. Iako ih neki doživljavaju kao nužno zlo – što ima smisla u situacijama poput „ovaj sastanak je mogao biti mejl“ – pokušajte ipak da pronađete način da u sastanke uključite i tim koji posluje na daljinu. Da li će to biti isključivo onlajn ili kombinovano (tako što će se odsutni članovi tima uključiti putem interneta), zavisiće, naravno, od potreba i mogućnosti. U svakom slučaju, ovakav način prilagođavanja će ojačati doživljaj da su svi zaposleni deo kolektiva.
• Tako što će se pravila odnositi na sve. To što neko radi od kuće ili iz drugog grada, ne znači da se na njega ne odnosi kompanijska i radna politika. Svakako, izuzeci od pravila će nekada postojati, već u zavisnosti od toga da li je radno vreme fleksibilno, da li na određenom projektu učestvuju zaposleni na različitim pozicijama i slično. Međutim, ako u kompaniji, recimo, postoji evidencija o radnim satima, ili je predviđeno da se nakon svakog projekta dostave izveštaji ili evaluacije, sa time bi trebalo da budu upoznati svi i da se toga pridržavaju. Isto tako, ukoliko se zaposlenima u kancelariji nude mogućnosti poput profesionalnog usavršavanja ili brige o mentalnom zdravlju, to bi trebalo omogućiti i „virtuelnim“ članovima tima.

Kada je reč o praktičnosti i efikasnosti, komunikacija na daljinu ponekad ima tendenciju da pokaže svoje slepe mrlje. Iako nesporazumi zaista ne moraju biti bauk, složićete se da je ipak lakše kada se stvari komuniciraju jasno i kada nema mnogo nejasnoća oko očekivanja.

Zato je takve stvari potrebno raščistiti u startu. Na primer, ako vi kao menadžer ili lider očekujete izveštaje na nedeljnom nivou, stavite to do znanja i navedite koji detalji bi u tom izveštaju trebalo da se nađu. Isto se odnosi i na situacije kada je neophodno da zaposleni budu dostupni u određeno vreme, ili ako za različite segmente projekta koristite tačno određene aplikacije ili softvere. U suštini, ovakve „sitnice“ na prvi mah mogu zazvučati kao da se podrazumevaju – međutim, nemojte nužno podrazumevati (pogotovo ne u interakciji na daljinu) da će zaposlenima sve biti jasno iz nekoliko rečenica.

Sa tim u vezi, svi smo ponekad skloni tome da u online komunikaciji (pogotovo u pismenoj) budemo sažeti i koristimo što manje reči. Ovo je potpuno razumljivo, jer mnogo reči ne znači nužno i jasnu komunikaciju, a i cilj nam je da, pre svega, budemo efikasni i brzi. Ipak, loša strana te brzine jeste da nas ponekad ostavi sa utiskom da nam pravila i dogovori oko projekata možda nisu najbolje razjašnjeni. Paradoskalno, zbog toga nam više vremena odlazi na dodatno rastumačivanje i „peglanje“ zabuna.

Da bi se takve stvari izbegle (ili makar svele na minimum), možete u skladu sa potrebama osmisliti komunikacijske norme koje će se odnositi na zaposlene van kancelarije. Primera radi, ukoliko očekujete odgovor u narednih nekoliko sati, naznačite u poruci da vam se jave u naredna 3 sata ili do 14 časova toga dana. Takođe, naznačite i ukoliko nema potrebe za odgovorom, ili ako je potrebno da se u odgovoru podrobnije dotaknu određenih detalja.

Na kraju, stavite do znanja svom timu i kada je najbolje vreme da vas kontaktiraju – na primer, ako ste za telefonski razgovor ili kratki video sastanak dostupni kasnije u toku radnog dana, kao i kojim putem da vam se obrate ukoliko nešto zahteva hitan razgovor.

Naravno, biće mnogo lakše i za zaposlene i za menadžere ukoliko se ovakve stvari pravovremeno i jasno naznače: kada oformljujete novi tim ili kada se postojećem timu pridruži novi zaposleni. Fleksibilnost u poslovanju je sjajna i izvesno je da će se zadržati kao jedan od standarda u poslovanju, ali uz nju mora doći i prilagođavanje. Prema tome, kada na jasan i direktan način komunicirate očekivanja i norme, stvarate i neophodnu dozu predvidivosti i doslednosti – a one su tu da, naposletku, svim stranama olakšaju saradnju.