Šta sme a šta ne sme da se plati službenom karticom firme

Plaćanje izdataka službenom platnom karticom može biti vrlo praktično, naročito tokom poslovnih sastanaka i službenih putovanja. Ipak, treba voditi računa šta sme, a šta ne sme biti plaćeno sredstvima firme. U ovom teksu govorimo upravo o tome.

Prema opštem pravilu, sredstvima firme treba plaćati samo poslovne rashode. Pod poslovnim rashodima podrazumevamo samo potrošnju koja nastaje u svrhu obavljanja delatnosti.

Ako vam određeni rashod služi da biste u konačnici ostvarili prihod ili uštedeli novac u poslovanju, onda možemo reći da se radi o poslovnom rashodu.

Na primer, nabavka robe za dalju prodaju, od koje ćete ostvariti profit, predstavlja poslovni rashod. Isti tretman ima i zakup poslovnog prostora za vaš magacin u kojem skladištite robu ili zakup prostora za prodavnicu.

Ukoliko nabavite keramičke pločice kako biste zamenili podnu oblogu u vašem poslovnom prostoru, takođe, radi se o poslovnom izdatku.

Još neki tipični rashodi zbog kojih možete da „provučete poslovnu karticu“ su:

• ručak sa poslovnim partnerima;
• avio-karte i smeštaj na službenom putovanju;
• gorivo za službeni automobil na službenom putovanju;
• nabavka kancelarijskog materijala u knjižari za potrebe firme;
• nabavka materijala u maloprodaji za potrebe pružanja usluga ili izvođenja radova;
• različiti online servisi i aplikacije, koje koristite u poslovanju, a za koje ste otvorili biznis naloge (email servisi, servisi za video pozive, skladištenje datoteka i slično).

Međutim, plaćanja koja vršite za vaše lične potrebe ne mogu se smatrati poslovnim rashodima.

Na primer, ako keramičke pločice kupite preko računa firme, ali ih postavite u stanu u kojem živite, ovde govorimo o ličnom rashodu i on ne može imati tretman poslovnog troška.

Ličnim rashodom smatra se i novac firme potrošen na:

• plaćanje letovanja za porodicu;
• plaćanje rođendanske proslave svog deteta;
• nabavku namirnica za porodičnu potrošnju;
• kupovinu nameštaja za stan u kojem stanujete;
• nabavku goriva koje se troši za lične potrebe;
• kupovinu građevinskog materijala za renoviranje stana u kojem stanujete.

Osim za lične potrebe osnivača, neposlovna potrošnja može biti i za lične potrebe direktora, zaposlenih ili drugih lica.

Podela na neposlovne (lične) i poslovne izdatke ne zavisi od načina plaćanja. Jednostavno rečeno, ako platite letovanje za svoju porodicu sredstvima firme, ovaj izdatak ne može se smatrati poslovnim, bez obzira da li ste plaćanja izvršili bezgotovonski (preko tekućeg računa firme), firminom platnom karticom ili gotovinom koja pripada firmi.

Osnovno pravilo koje bi bilo dobro da sledite jeste da poslovnu platnu karticu koristite samo za plaćanja poslovnih rashoda, odnosno izdataka koji su u svrhu vašeg biznisa.

Ukoliko se o njega oglušite, posledice su različite u zavisnosti od toga u kom pravnom obliku je organizovana vaša firma.

Situacija je jednostavnija ako ste preduzetnik.

Preduzetnik je fizičko lice registrovano za obavljanje delatnosti, te kod njega ne postoji podvojenost pravne forme, kao kod privrednih društava. Za sve obaveze iz poslovanja odgovara ličnom imovinom. Zbog toga je unos lične imovine u poslovne knjige, kao i isplata poslovnih sredstava za lične potrebe moguća, uz poštovanje određenih pravila.

Praktično, ako ste preduzetnik koji vodi poslovne knjige, možete poslovnu karticu da koristite i za plaćanje ličnih rashoda, ali ova plaćanja ne smeju da se knjiže kao poslovnih rashodi u vašim knjigama. O ovome treba da vodi računa knjigovođa koji beleži rashode. Preporuka je da se rashodi evidentiraju na kontu 723, koji služi upravo za evidentiranje lične potrošnje preduzetnika. Na taj način obezbeđuje se da lični izdaci ne utiču na osnovicu poreza na neto prihod, što je jedan od zahteva poreskih propisa.

Kada je u pritanju privredno društvo (d.o.o. ili A.D.) situacija je drugačija.

Zakonom o privrednim društvma zabranjeno je korišćenje sredstava firme od strane osnivača, kao da su njegova lična. Dakle, samim plaćanjem privatnog letovanja poslovnom karticom osnivač čini prekršaj u smislu Zakona o privrednim društvima. Radi se o tzv. probijanju pravne forme privrednog društva.

Pored toga, ova aktivnost predstavlja uzimanje iz imovine privrednog društva i oporeziva je kao prihod od kapitala, po stopi od 15%.

Dakle, ne samo da vršite prekršaj, već ste dužni i da obračunate i platite porez od 15%, kao da ste potrošena sredstva isplatili sebi kao dividendu.

Prethodno opisani scenario važi kada se sredstva podižu za potrebe osnivača koji nije u radnom odnosu u svom društvu. Ako jeste, potrošnja se može oporezovati i kao zarada. U tom slučaju, angažovanje kamiona da umesto prevoza robe do kupaca, preseli stvar vašeg sina u novi stan, u slučaju poreske kontrole može vas koštati i do 65% poreza i doprinosa, kamate i kazne.