Pojam i značaj Onboarding procesa

Pojam Onboarding procesa

Onboarding proces ili socijalizacija zaposlenih je proces tokom kojeg se novozaposleni postepeno uvodi u posao i upoznaje sa kolektivom i načinom njegovog rada. Cilj je dvojak – osposobljavanje zaposlenog za obavljanje posla i integracija zaposlenog u kolektiv.

Onboarding proces načelno ima dve faze:

• Fazu učenja, tokom koje se zaposleni upoznaje sa organizacijom, ljudima, načinom rada i konkretnim poslovima koje će obavljati
• Fazu integracije, tokom koje se zaposleni prilagođava, osamostaljuje, integriše u organizacionu kulturu organizacije i prihvata njene vrednosti

Onboarding proces praktično počinje onog trenutka kada organizacija sa njim ostvari prvi kontakt, a to je faza regrutovanja zaposlenih (recruitment) i završava se kada je zaposleni osposobljen za obavljanje posla i kada se u dovoljnoj meri integrisao u organizaciju.

Onboarding proces nekad traje nekoliko dana, a nekad i više od godinu dana. Dužina i sadržina Onboarding procesa zavise od većeg broja faktora, kao što su iskustvo zaposlenog, ličnost zaposlenog, specifičnosti organizacije, trenutne okolnosti, organizacija procesa, itd.

Onboarding ne treba mešati sa orijentacijom zaposlenog (Employee Orientation). U pitanju je aktivnost tokom koje se zaposleni upoznaje sa radnim mestom, kolegama, poslom i radnim okruženjem. Deo je Onboarding procesa i obično traje jedan do nekoliko dana.

Značaj Onboarding procesa

Onboarding je značajan i za zaposlenog i za poslodavca.

Zaposlenom pomaže da se što bolje prilagodi novom okruženju, da se što bolje integriše u organizacionu kulturu, da upozna kolektiv, i, što je veoma važno, da se što bolje i što je pre moguće osposobi za obavljanje konkretnog (svog) posla.

Poslodavcu pomaže da na najoptimalniji mogući način dobije zaposlenog koji će razumeti vrednosti i ciljeve organizacije, koji će biti osposobljen za vršenje posla, koji biti prilagođen i lojalan organizaciji, što kao rezultat ima bolje poslovne performanse.

Onboarding proces je svojevrsna win-win kombinacija – zaposlenom omogućava da bude zadovoljan na poslu, a poslodavcu da unapredi poslovne rezultate.

O značaju Onboarding procesa govore i razne statistike: ¹Brandon Hall Group, Bamboo HR, Gallup, Digitate, Enboarder, Talent LMS.

• Dobar Onboarding povećava lojalnost zaposlenih do 82%
• 1 do 5 zaposlenih će pričati negativno ako nije zadovoljan Onboarding-om
• Preko 75% organizacija se fokusira na prvu nedelju Onboarding procesa
• Zaposleni koji prođu dobar Onboarding proces su 18 puta lojalniji kompaniji
• Samo 12% zaposlenih tvrdi da njihova organizacija ima dobar Onboarding
• Negativno Onboarding iskustvo udvostručuje rizik od odlaska zaposlenog
• 25% kompanija gubi do 60% novog kadra u roku od godinu dana
• Dobar Onboarding proces povećava produktivnost do 70%

Regrutovanje i selekcija zaposlenih

Regrutovanje zaposlenih (Recruitment) je proces obezbeđivanja adekvatnih kandidata za popunjavanje slobodnog radnog mesta. Podrazumeva traženje, privlačenje i ohrabrivanje potencijalnih kandidata da se prijave za određeni posao. Cilj regrutovanja je da se obezbedi što veći broj kandidata koji ispunjavaju uslove za posao (koji „fituju“), a koji će potom biti uključeni u proces selekcije. Regrutovanje se zato može posmatrati kao „obrnuti levak“.

Selekcija zaposlenih (Selection) je proces odabira onih kandidata koji u najvećoj mogućoj meri odgovaraju zahtevima posla, koji su definisani u opisu posla (Job Description). Podrazumeva sprovođenje raznih vrsta provera (iskustva, znanja, veština, motivacije, „majndseta“, ličnosti, stavova i slično) putem različitih metoda provere (analiza, intervju, testiranje i slično). Cilj selekcije je da se dođe do najboljih kandidata za određeni posao (koji najbolje „fituju“ za posao). Za razliku od regrutovanja, gde je cilj da se obezbedi što veći broj kandidata („obrnuti levak“), cilj selekcije je doći do najboljih kandidata, pa se selekcija stoga može posmatrati kao „klasičan levak“.

Regrutovanje i selekcija zaposlenih su važni, jer se interakcije (potencijalno) zaposlenih sa organizacijom sve više intenziviraju kako odmiče proces. To znači da organizacija već u ovoj fazi treba da razmišlja na koji način se predstavlja i kako uvodi zaposlene u svoj sistem.

Obuka zaposlenih

Obuka zaposlenih (Training) je proces tokom kojeg se kompetencije zaposlenih usklađuju sa nivoom koji je potreban za obavljanje posla. ²Obično se kompetencije novozaposlenih podižu do željenog nivoa, ali ponekad je potrebno kompetencije i „spustiti“ i usaglasiti sa kompetencijama koje su potrebne za obavljanje posla (npr. kod prekvalifikovanih kadrova). Tokom obuke zaposleni se osposobljava za obavljanje poslova na konkretnom radnom mestu i istovremeno se upoznaje sa kolektivom. Praktično, obuka je realizacija raznih programa razvoja znanja (Knowledge), veština (Skills) i karakteristika ličnosti (Personality), kroz razne programe stručnih usavršavanja, seminare, radionice, programe mentorstva i koučinga, razvoja timskog rada, stručne prakse, itd.

Opšta obuka (General Training) ili „ulazna obuka“ je deo obuke tokom koje se zaposleni upoznaje sa organizacijom, njenom strukturom, osnovnim pravilima, zaposlenima, radnim okruženjem i slično. Traje od jednog do nekoliko dana. Obuhvata i orijentaciju zaposlenih.

Posebna obuka (Job-Specific Training) ili „stručna obuka“ je deo obuke koji ima za cilj da zaposlenog osposobi za obavljanje konkretnog posla. Prilagođava se svakom pojedinačnom radnom mestu. Centralni je deo obuke i traje od nekoliko nedelja do nekoliko meseci.

Dodatna obuka (Additional Training) se sprovodi ukoliko se ustanovi da zaposleni nije dobro savladao opštu i posebnu obuku i da mu je potrebno dodatno usavršavanje. Ova obuka nije standardna i sprovodi se samo ako postoji potreba. Traje kraće od posebne obuke.

Onboarding proces u pet faza

Prema ovom pristupu, Onboarding proces obuhvata sledeće faze:

1. Priprema (Preparation). Ova faza se proteže od tačke kada organizacija uspostavlja prve kontakte sa zaposlenim (regrutovanje i selekcija) do tačke kada ističe prvih mesec dana.
2. Orijentacija (Orientation). Ova faza se podudara sa prethodnom fazom (priprema) i opštom obukom i najčešće se odvija tokom prve nedelje rada zaposlenog.
3. Integracija (Integration). Ova faza nema vremenski okvir. Obično traje prvih 6 do 12 meseci rada. U ovoj fazi zaposleni se korak po korak integriše sa organizacijom.
4. Angažovanje (Engagement). Ova faza, takođe, traje duže i obično traje od 6 do 12 meseci. U ovoj fazi zaposleni se upoznaje sa kolektivom, ali i sa poslom koji obavlja.
5. Praćenje (Follow-up). Ova faza počinje pred kraj Onboarding procesa i ima za cilj da pruži informacije o tome u kojoj meri se zaposleni uklopio i kako je ovladao poslom.

Onboarding proces u tri faze

Prema ovom pristupu, Onboarding proces obuhvata sledeće faze:

Pre-socijalizaciju (Pre-boarding). Ovo je faza koja prethodi realizaciji Onboarding procesa na terenu. Traje od trenutka kada organizacija uspostavlja prve kontakte sa zaposlenim do trenutka kada zaposleni počinje da radi. U okviru ove faze obavljaju se važne aktivnosti, kao što su regrutovanje i selekcija, rešavanje pravnih stvari, priprema paketa dobrodošlice, itd.

Socijalizaciju (Onboarding). Ovo faza predstavlja Onboarding proces u užem smislu, koji se odnosi na sistematičan rad sa zaposlenim. Počinje sa prvim radnim danom i završava se kada se proceni da je zaposleni dovoljno dobro prilagođen i može samostalno da obavlja posao. Ovo je najvažnija i najintenzivnija faza, a posebno mesto u okviru nje ima obuka.

Post-socijalizaciju (Post-boarding). Formalno gledano, ovo je faza koja obuhvata period posle sprovedenog Onboarding procesa. Svakako obuhvata procenu (Assessment) i praćenje (Follow-up) zaposlenog. Ova faza je važna zbog toga što se tokom nje može ustanoviti da je potrebno dodatno prilagođavanje i učenje zaposlenog (npr. kada zaposleni nije dobro ovladao poslom, kada nije dobro integrisan ili kada dobija nova zaduženja).

Važno je imati u vidu da postoji i proces resocijalizacije (Re-boarding). Resocijalizacija se sprovodi kada je zaposleni bio duže vreme odsutan (npr. porodiljsko odsustvo), kada menja radno mesto unutar organizacije (npr. prelazak u drugi sektor), kada inicijalni Onboarding proces nije dao očekivane rezultate i slično. Proces resocijalizacije treba pažljivo planirati i shvatiti jednako ozbiljno kao i proces inicijalne socijalizacije.

Onboarding program i plan obuke

Onboarding proces je strukturirana aktivnost koju treba pažljivo planirati i realizovati. To znači da je potrebno znati svrhu i cilj procesa, da treba odrediti odgovornosti u procesu i treba pažljivo pratiti realizaciju procesa. Deo toga su i Onboarding program i plan obuke.

Onboarding program je dokument koji sadrži sve bitne elemente Onboarding procesa, kao što su ciljevi, aktivnosti, sadržaji, odgovorne osobe, dodeljeni mentori, organizacija obuke u praksi, načini praćenja sprovođenja Onboarding procesa, itd. Ovaj dokument može i ne mora imati striktnu formu i ne mora biti obavezan, ali je važno da se ceo proces planira i prati.

Plan obuke je dokument u kojem je detaljno isplanirana obuka zaposlenog po danima. U ovom dokumentu je dat detaljan prikaz vrste obuke, trajanja obuke, sadržine obuke, osoba koje će vršiti obuku (mentori i drugi zaposleni) i ostalih detalja obuke za novozaposlene. Plan obuke izrađuje osoba koja je nadležna za rad sa ljudima, u saradnji sa mentorom. Obavezno se dostavlja zaposlenom par dana pre početka rada u organizaciji.

Onboarding za različite tipove zaposlenih

Kao što je napomenuto, Onboarding proces treba da se prilagođava konkretnom zaposlenom i konkretnom radnom mestu. To znači da Onboarding proces neće biti isti za menadžere, eksperte, operativne izvršioce, zaposlene sa iskustvom, zaposlene bez iskustva, zaposlene koji rade na daljinu, zaposlene koji menjaju posao unutar organizacije, zaposlene koji se vraćaju u organizaciju nakon dužeg odsustva, zaposlene koji se ponovo zapošljavaju, zaposlene kojima se pruža nova ili poslednja šansa, itd. U nekim organizacijama čak postoje i posebni moduli Onboardinga, kao što su moduli za zaposlene bez relevantnog iskustva, sa relevantnim iskustvom, menadžere, eksperte, spoljne saradnike, praktikante, povratnike, itd.

Onboarding metrike i pokazatelji

Uspešnost Onboarding procesa se procenjuje pomoću raznih metrika i pokazatelja. Neke su kvantitativne (numeričke), a neke kvalitativne (opisne). Neke se prate u kraćim vremenskim intervalima (dan, sedmica), a neke u dužim vremenskim intervalima (kvartal, godina).

• Vreme osamostaljivanja (Time-to-independence) – vreme koje je potrebno novozaposlenom da se osamostali u obavljanju posla
• Vreme do produktivnosti (Time-to-productivity) – vreme koje je potrebno novozaposlenom da dostigne prag minimalne produktivnosti
• Stopa ostanka (Retention Rate) – broj i % zaposlenih koji su ostali
• Stopa odlaska (Turnover Rate) – broj i % zaposlenih koji su otišli
• Prag ostanka (Retention Threshold) – tačka u kojoj većina novih zaposlenih ima tendenciju da napusti organizaciju (npr. prvih 30 ili 90 dana)
• Onboarding troškovi (Onboarding Costs)
• Zadovoljstvo zaposlenog (Employee Satisfaction)
• Angažovanost zaposlenog (Employee Engagement)
• Merila performansi (Performance Measures) – razni pokazatelji koji pokazuju u kojoj meri Onboarding proces utiče na performanse organizacije i zaposlenog
• Formalne procene (Formal Assessments)
• Neformalne procene (Informal Assessments)

Brendiranje poslodavca – Employer Branding

Brendiranje poslodavca je proces tokom kojeg poslodavac promoviše sebe, svoje vrednosti i benefite koje zaposleni dobijaju ako počnu da rade u organizaciji. Rezultat je izgradnja jakog i pozitivnog brenda poslodavca, koji predstavlja percepciju poslodavca u mislima potencijalno zaposlenih. Drugim rečima, rezultat je jaka reputacija poslodavca na tržištu rada.

Slično kao kod klasičnog brenda, kada se formuliše „predlog vrednosti“ (Value Proposition), tako se i kod brendiranja poslodavca formuliše „predlog vrednosti poslodavca“ (Employer Value Proposition), koji se odnosi na „ponudu“ koju poslodavac nudi zaposlenima koji dolaze da rade kod njega. Na savremenom tržištu, brendiranje poslodavca predstavlja jedan od kritičnih faktora uspeha za privlačenje i zadržavanje novih kadrova.

Brendiranje poslodavca je aktivnost na kojoj zajednički rade služba marketinga i služba za upravljanje ljudskim potencijalima. ³U praksi se sve češće koristi termin „upravljanje ljudskim potencijalima“ umesto termina „upravljanje ljudskim resursima“. Iako zanimljiva, aktivnost brendiranja poslodavca je vrlo izazovna i podrazumeva dugotrajan i posvećen rad svih u organizaciji.

Onboarding paket – Onboarding Package

Onboarding paket (Onboarding Package) je skup svih stvari koje je potrebno obezbediti prilikom dolaska novozaposlenog u organizaciju. Razlikuje se od paketa dobrodošlice (Welcome Kit), koji predstavlja skup stvari koje čekaju novozaposlenog „na stolu“. Paket dobrodošlice je sastavni deo Onboarding paketa, ali ne i njegov jedini deo.

Onboarding paket je važan, jer ostavlja dobar prvi utisak, jer pokazuje nivo profesionalizma u Onboarding procesu, jer omogućava da se obezbede svi potrebni uslovi za obuku i rad, jer omogućava organizaciji da se pravovremeno pripremi i jer unapređuje Onboarding proces.

Onboarding paket sadrži sledeće stvari:

• Opremu za rad – telefon, računar, automobil, odeća za rad, itd.
• Spremno mesto za rad – radni sto, kancelarijski materijal, oprema, itd.
• Poslovnu dokumentaciju – materijali za učenje, propisi, uputstva, cenovnici, itd.
• Regulisanje prava pristupa – kartice, ključevi, šifre, e-mail, pristup serverima, itd.
• HR i pravnu dokumentaciju – ugovori, plan obuke, vodič za zaposlene, itd.
• Potvrde o zaduživanju – mobilnog, računara, ključeva, kartica, alata, itd.
• Promotivni paket – promo paket, kozmetički paket, gastro paket, itd.
• Ostale elemente – smeštaj, ishrana, obezbeđenje,11 itd.

Vodič za zaposlene – Employee Handbook

Vodič za zaposlene (Employee Handbook) je dokument u kojem su prikazane vrednosti, ciljevi, pravila, relacije, organizacija, način komunikacije, način rešavanja problema i druge stvari koje su od značaja za nove i postojeće zaposlene. U pitanju je dokument koji je lepo napisan, lepo dizajniran i praktično upotrebljiv, čija svrha je da pomogne zaposlenima da bolje razumeju svoje mesto u organizaciji, njenu organizacionu kulturu i posao koji obavljaju. Slično kao kod brendiranja poslodavca, vodič za zaposlene osmišljavaju i prave zajednički služba za marketing i služba za upravljanje ljudskim potencijalima. Dobro urađen vodič za zaposlene je jako sredstvo integracije zaposlenih, ali i bitna pomoć u organizaciji posla.

Kod Onboarding procesa često se primenjuje pristup „prvih X“. (1^st X) U pitanju su odgovarajuće prekretnice ili tačke u vremenu u kojima se procenjuje u kojoj meri zaposleni napreduju. Pa tako imamo prvi dan (1^st day), prvu sedmicu (1^st week), prvi mesec (1^st month), prvih 90 dana (1^st 90 days), prvih 6 meseci (1^st 6 months) i prvu godinu (1^st year).

Virtuelni (onlajn) Onboarding

Virtuelni Onboarding je postao deo svakodnevnice. Nekada se ceo Onboarding proces sprovodi virtuelno (npr. obuka programera iz Indije koji rade u Srbiji), a nekada se samo određene Onboarding aktivnosti vrše virtuelno (npr. obuka iz bioetike za zaposlene koji rade u srpskom ogranku japanske biotehnološke kompanije). Imajući u vidu činjenicu da je lični kontakt („lice u lice“) nesumnjivo dominantan prilikom Onboarding procesa, potrebno je posebnu pažnju obratiti na način na koji se vrši Onboarding putem interneta. Virtuelni Onboarding ima i svojih prednosti, a to je standardizacija obuke i njeno skaliranje.

Značaj mentorstva za Onboarding

Jedna od ključnih stvari za uspešan Onboarding je dodela pravih mentora zaposlenima. Nema nikakve sumnje da će proces socijalizacije zaposlenog biti mnogo uspešniji ako ga/je prati tačno određeni mentor, koji će dobro poznavati sve ono što je bitno za Onboarding – karakteristike zaposlenog, sentiment zaposlenog, pripremljenost organizacije, probleme u organizaciji, način prevazilaženja problema, mogućnosti pružanja podrške zaposlenom, procena optimalnog trajanja Onboarding procesa, procena osposobljenosti, itd. Uz to, posebnu ulogu tokom Onboarding procesa može imati i individualni Coaching.

Automatizacija Onboarding procesa

Na tržištu u ponudi postoji veći broj softvera i alata za automatizaciju Onboarding procesa (Connecteam, Enboarder, Deel, Eddy, Sapling, Bamboo HR i drugi). Svi ovi alati nam mogu pomoći kod planiranja, organizacije i praćenja realizacije Onboarding procesa. Sadrže razne korisne stvari, kao što su procesi rada (workflows), ček liste, baze podataka, obrasci i forme, uputstva i smernice, protokoli, najčešća pitanja i odgovori (Q&A), itd. Ipak, pored svih njihovih prednosti, treba imati u vidu da je Onboarding proces pre svega živa aktivnost koja se odvija u ličnom kontaktu između ljudi, te da se ne treba previše fokusirati na prostu mehaniku.

Fusnote

• 1
  Brandon Hall Group, Bamboo HR, Gallup, Digitate, Enboarder, Talent LMS.
• 2
  Obično se kompetencije novozaposlenih podižu do željenog nivoa, ali ponekad je potrebno kompetencije i „spustiti“ i usaglasiti sa kompetencijama koje su potrebne za obavljanje posla (npr. kod prekvalifikovanih kadrova).
• 3
  U praksi se sve češće koristi termin „upravljanje ljudskim potencijalima“ umesto termina „upravljanje ljudskim resursima“.