Proaktivnost – zašto je nikad nema dovoljno?

Jedan od najčešćih komentara koje čujem od mojih klijenata koji su vlasnika malih i srednjih firmi glasi: „Sve moraš da im nacrtaš.“ Ili: „Ne razmišljaju unapred. Ne preuzimaju inicijativu. Samo čekaju zadatke.“

Jasno je zašto je to frustrirajuće. Ali, pre nego što prilepimo etiketu „lenjost“ ili „nedostatak motivacije“, hajde da pokušamo da razumemo šta, zapravo, znači proaktivnost i zašto ne možemo da je dobijemo jednostavno tako što ćemo reći: „Budite malo proaktivniji“ (no shit, Sherlock!).

Šta je proaktivnost?

Proaktivnost nije osobina, već ponašanje. Ponašanje u kojem osoba prepoznaje potencijalni problem ili priliku i reaguje pre nego što to neko zatraži ili postane neophodno. U osnovi proaktivnosti je sposobnost da sagledamo širu sliku, preuzmemo inicijativu, prepoznamo odgovornost i delujemo – ne zato što „moramo“, već zato što vidimo smisao u tome.

U psihološkom smislu, proaktivnost zahteva nekoliko unutrašnjih resursa:

• Percepciju lične efikasnosti: „Verujem da mogu nešto da uradim i da će to imati efekta”;
• Autonomiju: „Osećam da imam prostor da delujem samostalno”;
• Bezbednost: „Ne bojim se da ću biti kritikovana ako nešto uradim pogrešno”.

Zato proaktivnost ne dolazi iz „pozitivnog stava“. Dolazi iz konteksta – iz toga koliko osoba doživljava da je njeno mišljenje važno, njena inicijativa poželjna, i da neće biti kažnjena ako nešto ne uspe iz prve.

Zašto (mnogi) ljudi nisu proaktivni?

U firmama srednje veličine, koje su u razvoju, često se dešava da zaposleni nisu proaktivni – ne zato što ne žele, već zato što su tokom vremena naučili da je to rizično, besmisleno ili besplodno.

Evo nekoliko psiholoških razloga koji mogu da stoje iza „neproaktivnosti“:

Nesigurnost: „Ako pogrešim, biću kažnjen”. U kulturi u kojoj se greške doživljavaju kao slabost, ljudi brzo nauče da je bolje da ne urade ništa, nego da pokušaju pa fejluju. Proaktivnost zahteva prostor za grešku. Ako toga nema, nema ni inicijative.

Iskustvo ignorisanja: „Ionako niko ne sluša”. Ako je neko više puta predložio nešto što je ignorisano, ili nije dobio nikakvu povratnu informaciju, s vremenom gubi motivaciju da se trudi. Zašto bih pokušavao još jednom, kad se ništa ne menja?

Nerazjašnjena očekivanja: „Ne znam da li je to moja uloga”. Kada nisu jasno postavljene uloge, ljudi često igraju na sigurno. Ako ne znam da li je moja odgovornost da predložim novi proces, bolje da ćutim nego da ispadne da se mešam u tuđ posao. Jasne odgovornosti su preduslov za zdravu inicijativu.

Nizak osećaj lične efikasnosti: „Šta god da uradim, ništa se ne menja”. Ako je osoba više puta pokušala da doprinese i videla da se njen trud ne reflektuje ni na kulturu, ni na ishode, ni na priznanje – osećaj lične efikasnosti opada. To nije stvar lenjosti. To je naučena pasivnost.

Nepovezanost sa svrhom: „Ne znam zašto ovo radim”. Proaktivnost je mnogo veća kada osoba oseća da ono što radi ima smisla. Ako posao deluje kao niz zadataka bez šire slike, teško je očekivati da neko vidi prilike, inicira promene ili razmišlja unapred.

Kako se to može rešiti?

Ovo nisu problemi koji se rešavaju motivacionim govorima. Ili bonusima. I sigurno ne kritikama tipa: „Morate više da se potrudite.“ Umesto toga, predlažem sledeće tačke razumevanja i delovanja:

Napravite prostor za grešku: Nema proaktivnosti bez bezbednog okruženja. Ako želite ljude koji razmišljaju unapred, morate pokazati da greške nisu smrtni greh. Rečenica „Dobro je što si pokušao“ važnija je od bilo kakvog „feedback loop-a“.

Reagujte na inicijativu, baš uvek: Ne mora svaki predlog da bude usvojen. Ali, svaki mora da bude primljen. Čak i ako je odgovor „Hvala, s tim da ovo trenutno ne možemo da sprovedemo“, to šalje poruku da se inicijativa ceni. Tamo gde ljudi ne dobijaju reakciju, proaktivnost umire.

Jasno definišite uloge i polja slobode: Paradoksalno, više slobode dolazi iz više jasnoće. Kada ljudi tačno znaju šta je njihova odgovornost, mnogo lakše preuzimaju inicijativu unutar tog okvira. Proaktivnost nije haos. Ona se razvija u strukturisanom sistemu.

Povežite svakodnevne zadatke sa širim ciljevima: Ako neko zna zašto nešto radi, lakše će prepoznati gde može da doprinese. Uključujte ljude u razgovore o ciljevima tima, firme, projekta. Ponekad je dovoljna jedna rečenica koja objašnjava kako njihov rad pravi razliku.

Pitajte i slušajte: Zvuči jednostavno, ali u praksi i dalje prilično retko. Pitajte ljude šta bi im pomoglo da preuzmu više inicijative. Pitajte šta im staje na put. Pitajte kako doživljavaju svoj posao. Ako pitate iskreno, a ne kao deo kontrole — dobićete odgovore koje nećete naći ni u jednom KPI-ju.

—   —   —

Proaktivnost nije zahtev koji upućujemo. To je klima koju gradimo.

Ako želite proaktivne ljude, ne pitajte samo zašto nisu takvi. Pitajte se: Da li smo im pokazali da smeju da budu?

Tu počinje razlika između tima koji čeka instrukcije – i tima koji ide u susret onome što mu je bitno.