Koje podatke o zaposlenom može da prikuplja poslodavac?

Nakon što ste objavili oglas za posao u vašoj firmi, ubrzo su počele da pristižu prve prijave. Pri kraju radnog vremena otvorili ste jedan mejl. Letimično ste pogledali CV i pažnju vam je privukla fotografija kandidata, njegovo ime, adresa stanovanja, radno iskustvo, kao i kontakt podaci (broj telefona i mejl adresa).

U momentu kada ste primili prijavu kandidata, automatski ste došli u posed podataka o ličnosti. Od osnovnih informacija kandidata, preko obrazovanja i radnog iskustva, pa sve do fotografije i kontakt podataka – sve su ovo podaci o ličnosti. 

Poslodavac kada prima prijave kandidata za posao prikuplja i obrađuje podatke, pri čemu mora da poštuje osnovna načela obrade podataka – načelo zakonite, poštene i transparentne obrade. To znači da podatke prikuplja isključivo u svrhu zapošljavanja, da se ne mogu koristiti i obrađivati za druge svrhe, i da se čuvaju samo onoliko koliko je to neophodno za potrebe zapošljavanja.

Od momenta kada se kandidat radno angažuje, njegov status se menja i postaje zaposleni koji ima određena prava i obaveze iz radnog odnosa. Ali, obrada podataka o ličnosti se nastavlja, i zapravo dobija još više na značaju. Sada poslodavac prikuplja i obrađuje podatke koji su neophodni za realizaciju ugovora o radu, za ostvarivanje prava iz socijalnog osiguranja, za isplatu zarada, vođenje evidencije zaposlenih, za ostvarivanje mera bezbednosti i zdravlja na radu i drugo.

Šta su podaci o ličnosti?

Zakon o zaštiti podataka o ličnosti kaže da je podatak o ličnosti svaki podatak koji se odnosi na pojedinca pomoću kojeg se on može identifikovati. Identitet osobe se može odrediti:

1. Neposredno – putem direktnih podataka koji su očigledni i dovoljni da se jedna osoba identifikuje. To su: ime i prezime, ulica i mesto stanovanja, matični broj, broj lične karte, broj tekućeg računa, broj zdravstvenog osiguranja, kontakt podaci (telefon, mejl);
2. Posredno – indirektnim podacima kojima se ne otkriva direktno identitet osobe nego tek u kombinaciji sa drugim podacima. Tu spadaju: IP adresa, lokacija mobilnog telefona, istorija pretrage na pretraživačima, fotografija osobe kao način prepoznavanja.

Pravo poslodavca da obrađuje podatke o ličnosti zaposlenog

Obrada podataka o ličnosti je svako rukovanje podacima o ličnosti: njihovo prikupljanje, beleženje, razvrstavanje, uvid, upotreba, otkrivanje prenosom ili dostavljanjem, umnožavanje, upoređivanje, ograničavanje, kao i brisanje ili uništavanje. 

Prema Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, poslodavac ima pravo da obrađuje podatke o ličnosti zaposlenog, ali svaka obrada podataka mora biti utemeljena na jasnom pravnom osnovu (ugovorna obaveza, zakonska odredba, suglasnost zaposlenog i drugo). Dakle, prilikom svake obrade podataka poslodavac mora da identifikuje pravni osnov za obradu. Recimo, zakonska obaveza isplate zarade je osnov za obradu određenih podataka o ličnosti zaposlenog, uključujući i broj tekućeg računa zaposlenog. 

Napomenimo da poslodavac mora da poštuje načelo minimizacije podataka, što znači da treba da obrađuje samo one podatke o ličnosti koji su potrebni za osvarenje određene svrhe (u ovom slučaju to je isplata zarade).

Podaci o zaposlenom koji se najčešće obrađuju

Standardni podaci o ličnosti zaposlenog koje poslodavac obrađuje su: ime i prezime, datum rođenja, mesto rođenja, adresa prebivališta, broj lične karte, JMBG, pol, kontakt mejl, kontakt telefon i drugo.

Najčešći osnov za obradu podataka o ličnosti zaposlenog je određena zakonska odredba. Poslodavac je dužan da ispuni zakonom predviđene obaveze prema zaposlenom, a za to je neophodno da raspolaže potrebnim podacima o ličnosti zaposlenog.

Pojedinim zakonima (Zakon o radu, Zakon o evidencijama u oblasti rada, Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu) definisani su konkretni podaci o zaposlenom koje poslodavac obrađuje i za koje svrhe.  

Obrada ovih podataka ne zavisi ni od volje zaposlenog ni od volje poslodavca, već predstavlja zakonsko ovlašćenje, ujedno i obavezu poslodavca.

Zakon o radu predviđa obavezu poslodavca da koristi podatke o ličnosti zaposlenog radi zaključenja i ispunjenja ugovora o radu, radi prijave zaposlenog na obavezno socijalno osiguranje, radi obračuna i isplate zarade i drugo.

Recimo, obrada podataka, kao što su ime i prezime, matični broj zaposlenog i adresa stanovanja, neophodna je za identifikaciju i za ostvarivanje prava zaposlenog iz radnog odnosa. Obrada ovih podataka se podrazumeva i oni se koriste da bi zaposleni ostvario prava koja mu po zakonu pripadaju (da bi mu se isplatila zarada, da bi ga poslodavac prijavio na obavezno socijalno osiguranje i uplatio potrebne poreze i doprinose i drugo). Kako smo videli, poslodavac pri tom ne može da prikupi više podataka nego što je neophodno za konkretnu svrhu.

Prema Zakonu o evidencijama u oblasti rada poslodavac je dužan da vodi evidencije o zaposlenima i evidencije o zaradama zaposlenih. Poslodavac ima zakonsko ovlašćenje, ali i obavezu da vrši obradu podataka o ličnosti koji su sadržani u ovim evidencijama.

Evidencija o zaposlenima sadrži: prezime i ime, JMBG, pol, datum i mesto rođenja, prebivalište i adresu stana, zanimanje, podatke o obrazovanju i druge podatke (član 5. Zakona o evidencijama u oblasti rada).

Evidencija o zaradama zaposlenih sadrži podatke o radnom vremenu, o bruto i neto zaradi zaposlenog, dodacima na zaradu i drugo (član 23. Zakona o evidencijama u oblasti rada).

Ove evidencije se vode od dana početka rada, a podaci iz evidencije se čuvaju trajno.

Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu – na osnovu ovog zakona poslodavac vrši obradu podataka o zdravstvenom stanju zaposlenog (uključujući povrede na radu, podatke o lekarskim pregledima i slično).

Obrada posebnih kategorija podataka o ličnosti

Zakon štiti posebno osetljive podatke o ličnosti, kao što su: podaci o rasnom ili etničkom poreklu, političko mišljenje zaposlenog, versko ili filozofsko uverenje, članstvo u sindikatu, genetski i biometrijski podaci, podaci o zdravstvenom stanju, podaci o seksualnom životu ili seksualnoj orijentaciji. 

Obrada ovih podataka je načelno zabranjena, osim u izuzetnim situacijama: kada je zaposleni dao saglasnost, kada postoji zakonska obaveza, kada je osoba na koju se podaci odnose već učinila podatke javno dostupnim, kada je obrada podataka neophodna radi postupanja suda u okviru njegove nadležnosti, za potrebe medicine rada, radi procene radne sposobnosti, pružanja usluga zdravstvene ili socijalne zaštite i drugo (član 17. Zakona).

Tako, poslodavac može da prikuplja i obrađuje podatke o zdravstvenom stanju zaposlenog samo u određenim situacijama. Primera radi:

• Podaci o bolovanju se prikupljaju u svrhu obračuna naknade zarade i vođenja evidencije o odsustvovanju zaposlenog sa rada;
• Poslodavac prikuplja podatke o tome da li je zaposleni zdravstveno sposoban za određene poslove radi provere zdravstvene sposobnosti zaposlenog za specifične oblasti rada i profesije (npr. za rad u školi – da li je zaposleni zdravstveno sposoban rad sa decom);
• Podaci o invalidnosti se prikupljaju u svrhu prilagođavanja radnog mesta zaposlenom i drugo.

Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti 

Za poslodavca je korisno da izradi Pravilnik o zaštiti podataka o ličnosti i tako interno definiše politiku zaštite podataka o ličnosti. Kreiranjem Pravilnika unapred se daju odgovori na pojedina pitanja: koji podaci o ličnosti zaposlenih mogu da se prikupljaju, koji podaci o ličnosti kandidata za posao mogu da prikupljaju, koji je rok čuvanja podataka, kako se prikupljaju podaci (elektronskim putem, pisanim, usmenim putem), šta spada u posebne kategorije podataka i drugo.