Službena putovanja: šta treba da znaju kompanije, a šta preduzetnici

Službena putovanja su jedna od onih pitanja koja deluju jednostavno: “Za službeni put se isplaćuju troškovi i dnevnice, šta tu nije jasno?”, do momenta kad sve to treba sprovesti u praksi, a da bude legalno i sasvim ispravno. Tada se otvori čitav niz pravnih i računovodstvenih pitanja.

Osim toga, ako ste se ikada pitali da li sebi kao preduzetniku možete da isplatite dnevnicu, kako da dokumentujete putovanje zaposlenog ili šta sve treba čuvati od papira u slučaju inspekcije, niste jedini. Ovo je česta diskusija na relaciji preduzetnik-pravnik-knjigovođa.

U ovom tekstu proći ćemo kroz sve što treba da znate kao poslodavac ili preduzetnik: od odluke o službenom putu do priznavanja troškova u knjigama.

Šta je službeno putovanje?

Službeno putovanje je svako putovanje na koje poslodavac upućuje zaposlenog da, van svog redovnog mesta rada, obavi određene radne zadatke u interesu firme. To može biti odlazak kod klijenata, prisustvo na sajmu, edukacija ili slično.

Ukoliko zaposleni stalno radi na terenu, van sedišta poslodavca, njegov terenski posao se ne smatra službenim putovanjem. Međutim, ako on, primera radi, iz jednog regiona (oblasti) za koju je zadužen, nalogom poslodavca bude upućen u drugi, kako bi tamo nešto uradio, nekoga obučio, o nečemu se edukovao – biće to službeno putovanje.

Najvažnija formalna stvar kod službenog putovanja je to što poslodavac upućuje zaposlenog na to putovanje.

Za preduzetnike, stvari su malo specifičnije. Preduzetnik kao fizičko lice ne može sam sebe formalno uputiti, ali može dokumentovati službeni put na drugi način, kako ćemo videti niže.

Regulativa u Srbiji

Budući da kod nas nema specifičnih propisa koji bi regulisali ovu oblast u privatnom sektoru, pravni subjekti u Srbiji koriste neku kombinaciju Uredbe o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika i svojih internih akata – ugovora o radu i pravilnika o radu.

Trajanje službenog puta

Pomenuta Uredba predviđa da službeno putovanje u zelji traje najduže 15 dana neprekidno. U opravdanim izuzecima (koji se razmatraju u svakom konkretnom slučaju), službeni put u zemlji može trajati do 30 dana maksimalno.

Dokumentacija o službenom putovanju

Kada poslodavac upućuje zaposlenog na službeni put, pravi se:

• Nalog za službeno putovanje: Mora sadržati podatke zaposlenog, svrhu, destinaciju, vreme trajanja puta (dan polaska i dan povratka) i podatke o prevozu i troškovima (ko snosi troškove, način obračuna, iznos akontacije i slično);
• Odluka o isplati troškova: Njom se definiše visina dnevnica i druge nadoknade (po pravilniku poslodavca ili opštem aktu);
• Izveštaj po povratku sa puta: Nije obavezan, ali se preporučuje radi evidentiranja i kontrole;

Kada preduzetnik odlazi na službeni put

Preduzetnik je fizičko lice koje nema svog poslodavca koji bi ga poslao na službeni put, niti on može uputiti samog sebe. Što svakako ne znači da preduzetnici ne odlaze na službena putovanja u druge gradove i države kako bi zaključili poslove, edukovali se i slično.

Kod njih je samo “malo teže” razdvojiti šta su radili za potrebe svoje registrovane delatnosti, a šta za sebe lično. Zato nema univerzalnog odgovora koji trošak se priznaje kao trošak službenog putovanja, a koji je iz domena privatnog. Ove tanke linije uglavnom su prepuštene tumačenjima knjigovođa (kojih, opet, ima strožih i fleksibilnijih), poreskih organa, pa i samoj logici.

Ono što svakako preduzetnik treba da uradi je sledeće:

• Zabeleška o putu: Interni dokument sa podacima o vremenu, mestu i svrsi puta;
• Računi i prateća dokumentacija: Svi troškovi treba da budu dokumentovani fiskalnim računima i fakturama.

Koji su troškovi službenog putovanja priznati kao takvi?

Ni ovo pitanje nije regulisano konkretnim propisom, ali uobičajeni troškovi službenog putovanja su:

• Naknada troškova ishrane i gradskog prevoza u mestu u kojem se vrši službeni posao (dnevnica);
• Troškovi smeštaja;
• Troškovi prevoza.

Činjenica je da se poslodavci uglavnom vode odredbama Zakona o porezu na dohodak građana, koje uređuju poreski tretman naknada troškova službenih putovanja kako bi optimizovali troškove službenog puta, odnosno – drže se propisanih visina naknada.

Priznati troškovi za zaposlene:

1. Dnevnice: Neoporezive do određenog iznosa (trenutni iznos za službeno putovanje u zemlji – 3.380 dinara, a za službeni put u inostranstvo do 90 evra);
2. Troškovi prevoza: Karte, putarine, gorivo (uz prateći nalog);
3. Smeštaj: Uz originalan račun;
4. Ostali troškovi: Takse, parking, kotizacije, ako su opravdani i dokumentovani.

A troškovi preduzetnika?

Kao što smo naglasili u prethodnom pasusu, preduzetnik može priznati troškove ako su:

• Vezani za delatnost;
• Dokazivi računima;
• Realni, logični i u skladu sa propisima.

Preduzetnici koji plaćaju porez na stvarni prihod od samostalne delatnosti, takođe, imaju pravo na neoporezive dnevnice do predviđene visine.

Oni, dakle, samo treba veoma pažljivo da dokumentuju da su na putovanje išli zbog potreba posla, a ne ličnih potreba.

Kombinovano službeno i privatno?

Često pitanje: “Šta ako neko produži boravak vikendom ili povede članove porodice?”

Suštinski nema smetnji za ovakva kombinovanja, sve dok se jasno razdvoje privatni i poslovni troškovi. Firma priznaje samo ono što je:

• Opravdano;
• Dokumentovano;
• Vremenski u okviru trajanja službenog puta.

Sopstveno vozilo na službenom putovanju

Zaposleni može koristiti sopstveno vozilo, ali:

• Poslodavac mora to odobriti;
• Obračunava se naknada po kilometru (prema internom aktu);
• Mora postojati evidencija pređene kilometraže (putni nalog, tahograf, Google mapa…).

Preduzetnici mogu koristiti svoje automobile u službene svrhe, a o tome smo više pisali ovde.

Ukoliko se službena putovanja ne dokumentuju

Potencijalni rizici:

1. Poreska uprava može osporiti trošak kao neopravdan;
2. Dnevnice preko propisanog iznosa se mogu smatrati zaradom i dodatno oporezovati;
3. Bez dokumentacije troškovi se brišu iz knjiga i uvećava se osnovica poreza.

Zaključak

Službena putovanja su gotovo neophodna za razvoj biznisa i obuku zaposlenih, ali je važno njihovo pravilno dokumentovanje. Bilo da ste poslodavac koji ima zaposlene, ili preduzetnik koji putuje zbog klijenata, projekata i usavršavanja, važno je da znate pravila.

Za sve dileme, konsultujte se sa knjigovođom, a onda i pravnikom ukoliko je to potrebno potkrepiti formalnim dokumentom.

Naši zakoni propisuju da zaposleni (i preduzetnici) imaju pravo na naknadu troškova službenih putovanja. Ali, ne propisuju ništa bliže. Mnogo toga je ostavljeno poslovnoj praksi, intuiciji, čak i nagađanju. To svakako ne mora da bude tako. Sve odgovore možete dati u svom pravilniku o radu – internom dokumentu kojim uredite odnose u organizaciji tako da su uniformni i svima jasni – ne samo odgovornim licima, nego i zaposlenima, pa i poreskoj upravi.