Poslovni vodič za saradnju „u oblaku“

Tehnologija u cloud-u, odnosno „oblaku“, postaje trend za mnoga preduzeća. To je jedan od inovativnih modaliteta koji igra ključnu ulogu u poboljšanju ukupne efikasnosti svakodnevnih operacija, istovremeno osiguravajući da organizacija održava konkurentsku prednost na visoko zasićenom tržištu.

Poslednjih godina, prelazak na cloud je bio neophodan za preduzeća svih veličina, pri čemu je saradnja u cloud-u ključni element. Omogućava timovima i odeljenjima da sarađuju u realnom vremenu, čak i na različitim lokacijama. Dugoročno, on pruža organizaciji isplativ, pristupačan i skalabilan skup alata za efikasnu saradnju zaposlenih. Alati za saradnju zasnovani na oblaku omogućavaju vlasnicima preduzeća da prate svoje timove u realnom vremenu. Ako vaša organizacija još ne koristi najbolje od tehnologije oblaka, razmislite o tome, a mi vam donosimo nekoliko osnovnih činjenica.

Prednosti saradnje u oblaku

1) Poboljšana saradnja zaposlenih

Kada se dokumenti i podaci čuvaju na zajedničkoj lokaciji na mreži, njihovo pronalaženje i pristupanje postaje zgodno. Zaposleni više ne moraju stalno da šalju e-poštu drugim članovima tima ako je potrebna ažurirana verzija određene datoteke. Štaviše, osiguravanje da članovi tima imaju pristup ispravnoj verziji datoteka koje su im potrebne osigurava nesmetane diskusije, držeći sve na istoj stranici, a istovremeno značajno poboljšavajući timsku saradnju. Deljenje datoteka i detalja organizacije sa različitim timovima takođe dovodi do poboljšanog angažovanja zaposlenih jer će svi članovi tima uživati u jednakim prilikama da daju svoj doprinos.

2) Jednostavan pristup velikim datotekama

Čak i danas, većina servera e-pošte nije u stanju da rukuje dokumentima velike veličine. Ranije je deljenje velikih datoteka sa članovima tima ili odeljenja zahtevalo deljenje van mreže preko fleš diskova ili eksternih hard diskova. Osim što je zadatak koji oduzima mnogo vremena, deljenje datoteka van mreže nije moguće za timove koji rade u udaljenom okruženju. Jedna od prednosti saradnje u oblaku je ta što omogućava timovima da lako dele velike datoteke bez brige o distribuciji ili kašnjenju. Nakon što otpremite datoteku, možete lako da delite pristup sa drugim članovima tima.

3) Daljinska pomoć zaposlenima

Aplikacije zasnovane na oblaku omogućavaju udaljenim timovima da rade i sarađuju čak i ako se nalaze urazličitim delovima sveta. Saradnja u oblaku igra značajnu ulogu u ukupnom uspehu udaljenih timova.

Važne funkcije Cloud Collaboration

Kada odlučite da uskoro pređete na oblak, ključno je da budete upoznati sa osnovnim karakteristikama. Na taj način ćete osigurati da će vaša organizacija imati dobar početak sa tehnologijom. Funkcije saradnje u oblaku mogu značajno poboljšati ukupnu efikasnost i produktivnost na duži rok.

1) Pogodan pristup podacima i datotekama na mreži

Generalno, aplikacija za saradnju u oblaku treba da omogući pogodnu dostupnost u bilo kom trenutku preko mobilnih uređaja ili veb pregledača. Trebalo bi da ima podršku van mreže i da omogućava modifikaciju, uređivanje i pregled datoteka uskladištenih u oblaku, čak i ako će se ažuriranja otpremiti i učiniti dostupna svima tek kada imate pristup Internetu.

2) Komunikacija u realnom vremenu

Funkcije komunikacije u realnom vremenu kao što su oglasne table, trenutne poruke i kanali za timsku komunikaciju trebalo bi da budu dostupne u zavisnosti od odabrane platforme za saradnju u oblaku. Ova funkcija obezbeđuje besprekornu komunikaciju između više timova unutar organizacije i u udaljenim podešavanjima. U prošlosti, e-poruke su mogle da oduzimaju mnogo vremena i mogu uzrokovati kašnjenja procesa zbog različitih okolnosti, kao što je vreme potrebno drugoj strani da se otvori i odgovori, između ostalog.

3) Prilagođavanje nivoa dozvola

U zavisnosti od vrste posla koji je uključen u vašu organizaciju, nije preporučljivo da delite informacije na isti način sa svima. Na primer, važni radni protokoli i projektni izveštaji treba da imaju pristup samo za pregled kako bi se izbegle neželjene izmene ili promene. Generalno, alatka za saradnju takođe treba da omogući postavljanje prilagođenih nivoa dozvola. Dakle, ovlašćivanje određenih članova da pregledaju, uređuju i komentarišu podatke i dokumente unutar organizacije.

4) Upravljanje verzijama

Jedan od ključnih elemenata alata za saradnju u oblaku je njegova sposobnost da sinhronizuje promene podataka ili dokumenata u realnom vremenu, istovremeno osiguravajući da korisnici imaju pristup samo najnovijim verzijama. Istovremeno, alat treba da ponudi dostupnost svim prethodnim verzijama i omogući praćenje svih promena dokumenta. Takođe bi trebalo da vidite ko je uneo izmene u koje dokumente i kada. To vam omogućava da preduzmete odgovarajuće mere ako bilo koja promena ima negativne posledice i da identifikujete osobu odgovornu za takve promene.

5) Konsolidovano skladište datoteka

Pouzdan alat za saradnju u oblaku trebalo bi da bude u stanju da služi kao onlajn spremište gde možete da sačuvate sve podatke vezane za posao. Trebalo bi da funkcioniše kao sistem za skladištenje vaše kompanije, omogućavajući zaposlenima da preuzmu bitne podatke na bezbedan i pristupačan način.

Izvor: www.smallbusinessbonfire.com