Evidencija stvarnih vlasnika: plan usklađivanja za male firme

U kompanijama gde je vlasnička struktura jednostavna – jedan, dva, tri osnivača koji su ujedno i vlasnici i direktori – evidencija stvarnih vlasnika smatra se sitnicom. To traže banke jednom godišnje, mi popunimo neki upitnik, pošaljemo im i to je to.

Od jeseni 2025. godine, ovo postaje stvar na koju treba obratiti malo više pažnje. Novi Zakon o centralnoj evidenciji stvarnih vlasnika počinje da se primenjuje 1. oktobra 2025. godine, uz rok od 60 dana da postojeća društva usklade podatke (do 30. novembra 2025.).

Cilj zakona je transparentnost vlasničke strukture i usklađenost sa pravilima o sprečavanju pranja novca (AML).

Ko ima obavezu evidentiranja stvarnih vlasnika, a ko ne?

Obaveza evidencije stvarnih vlasnika važi za:

• Sva privredna društva (uključujući ona u likvidaciji);
• Zadruge;
• Ogranak stranog društva;
• Poslovna udruženja;
• Udruženja i saveze;
• Fondacije i zadužbine;
• Ustanove;
• Strana predstavništva društava, udruženja, fondacija, zadužbina.

Nemaju obavezu:

• Preduzetnici;
• Javna akcionarska društva;
• Društva u stečaju ili prinudnoj likvidaciji;
• Društva/ustanove čiji je državni organ  jedini član;
• Političke stranke, sindikati, sportske organizacije, crkve i verske zajednice.

(Ukoliko ste vi preduzetnik, ovo je momenat u kom možete da odahnete i pročitate neki drugi koristan tekst sa našeg portala.
Ako upravljate DOO-om, udruženjem, fondacijom – nastavite da čitate, ovo vas se tiče.)

Šta ova obaveza podrazumeva?

1) Identifikovati stvarnog vlasnika

Stvarni vlasnik je fizičko lice koje ispunjava kriterijume (ima 25 ili više procenata udela ili prava glasa, ili lice koje ima preovlađujući uticaj). Kod složenih struktura posmatra se i posredno vlasništvo/kontrola.

Zakon o sprečavanju pranja novca i finansiranja terorizma to kaže konkretno ovako:

Stvarni vlasnik privrednog društva, odnosno drugog pravnog lica jeste:

(1) fizičko lice, koje je posredno ili neposredno imalac 25% ili više poslovnog udela, akcija, prava glasa ili drugih prava, na osnovu kojih učestvuje u upravljanju pravnim licem, odnosno učestvuje u kapitalu pravnog lica sa 25% ili više udela, odnosno fizičko lice koje posredno ili neposredno ima preovlađujući uticaj na vođenje poslova i donošenje odluka;

(2) fizičko lice, koje privrednom društvu posredno obezbedi ili obezbeđuje sredstva i po tom osnovu ima pravo da bitno utiče na donošenje odluka organa upravljanja privrednim društvom prilikom odlučivanja o finansiranju i poslovanju.

2) Učitati dokaze (ne samo izjavu)
Pre izmena Zakona, upitnik se overavao izjavom i potpisom koji garantuju da su uneti podaci tačni. Sada uz upis obavezno ide dokumentacija na osnovu koje je vlasništvo ili kontrola utvrđeno (ugovori, odluke, izvod iz registra, akcionarski sporazumi…).
Prilikom osnivanja novih firmi elektronski, evidencija i učitavanje dokaza rade se odmah prilikom same registracije.

3) Godišnja provera + potvrda
Najmanje jednom godišnje treba proveriti da li su podaci tačni i u roku od 30 dana od te provere potvrditi tačnost preko portala APR.

4) „Napomena o utvrđenoj nesaglasnosti“ (kada banka ne vidi isto što i APR)
Ako banka ili knjigovođa (kao obveznik po AML propisima) primeti da se njihovi KYC/KYB podaci razlikuju od upisa u evidenciji, upisuje napomenu i o tome prilažu dokaze.

Ukoliko se vama kao kompaniji dogodi ovakva napomena, imate 30 dana da usaglasite podatke ili objasnite razliku. Do tada je moguće očekivati da imate pojačane provere (dodatni papiri, zadrške u plaćanju, finansiranju i tome slično).

5) Javno objavljivanje neusaglašenih
APR će objavljivati listu subjekata koji nisu izvršili evidentiranje na vreme, kao i onih sa neusaglašenim podacima. Ovde postoji reputacioni rizik koji nije zanemarljiv (krediti, garancije, tenderi – sve može biti stopirano ili otežano).

Šta „napomena o nesaglasnosti“ znači u praksi?

Primera radi, banka je u vašem dosijeu zabeležila da stvarni vlasnik A ima posredno 30% udela (zbog ugovora o kontroli), a u Centralnoj evidenciji stoji samo 20% (i nije priložen taj ugovor). Banka odmah upisuje napomenu i prilaže ugovor koji u vašem dosijeu kod APR-a nedostaje.

Šta se dalje dešava?

• Dobijate 30 dana da izmenite ili objasnite neusaglašenost;
• Do usklađivanja banka može tražiti dodatnu dokumentaciju od vas ili odlagati finansiranje;
• Ako ne uskladite, sledi nadzor (NBS, Uprava za sprečavanje pranja novca) i moguće sankcije.

Zaključak iz ovoga: Ako ne znate šta tačno treba uskladiti, osim pravnika, proveriti sa računovođom i/ili bankom, kako biste svoju registraciju kod APR-a uskladili sa onim što već imate u internim KYC/KYB dosijeima.

Plan usklađivanja za mikro i male obveznike

Korak 1 – Mapirati vlasnike
Napraviti jednostavnu mapu do krajnjih fizičkih lica: ko, koliki procenat (direktno/posredno), ko ima preovlađujući uticaj (npr. preko ugovora, finansiranja itd.).

Korak 2 – Složiti dokaze
Proveriti i pripremiti za upload na portal APR-a: ugovore o prenosu, osnivačka rešenja, akcionarske sporazume, odluke. Napraviti mini-arhivu „za APR“ i „za nadzor“.

Korak 3 – Proći kroz APR nalog
Proveriti šta je trenutno upisano, planirati učitavanje dokaza i godišnju potvrdu. Imenovati odgovorno lice za ove potvrde. Nije pametno da dođete u situaciju da svi veruju da se neko drugi za to pobrinuo.

Korak 4 – Upoznati relevantne službe i dodeliti odgovornost za praćenje
Upoznati finansije/HR/prodaju da svaka veća transakcija (npr. promena udela, dogovor o kontroli) povlači proveru registrovanog stvarnog vlasnika. Primera radi, pripremate dokumentaciju koju šaljete banci za kredit, a niste izvršili usaglašavanje promene.

Kako izbeći uobičajene propuste oko ove obaveze?

Propust 1: Samo izjava bez papira.
Savet: Ne zaboravite da je učitavanje dokaza obavezno.

Propust 2: „Zaboravili smo na godišnju potvrdu“.
Savet: Imenovati odgovornu osobu koja će to ubaciti u kalendar: najmanje jednom godišnje verifikacija i potvrda u roku od 30 dana.

Propust 3: Registrovani stvarni vlasnici nisu isti kao u bančinim papirima KYC.
Savet: Uskladiti javni upis sa onim što banka i/ili vaš računovođa već drže u dosijeu.

Propust 4: Složene strukture bez mape.
Savet: Čak i ako je uslovno rečeno jednostavna vlasnička struktura, nacrtati mapu vlasništva (direktno/posredno). Ne zaboraviti na preovlađujući uticaj.

Propust 5: Čekati poslednji dan.
Savet: Planirajte usklađivanje već sa početkom oktobra, ne čekajte kraj novembra.

Sankcije – šta su rizici neusaglašenosti?

Ako ne evidentirate stvarne vlasnike, ne učitate dokaze ili ne potvrdite tačnost podataka, zakon predviđa:

• Prekršajne novčane kazne: Za pravno lice od 500.000 do 2.000.000 RSD; za direktora/odgovorno lice (i poverenika trasta) 50.000–150.000 RSD;
• Zaštitne mere: Na primer, zabrana obavljanja određenih delatnosti 6 meseci–3 godine (u zavisnosti od prekršaja i lica);
• U težim slučajevima, ako se namerno prikrije stvarni vlasnik ili upišu neistiniti podaci, predviđena je i krivična odgovornost (kazna zatvora 6 meseci–5 godina; o tome odlučuje tužilaštvo i sud na osnovu konkretnih činjenica).

Dakle, kazne nisu male, ni finansijski, a naročito u kontekstu reputacije.

Zaključak

Za većinu mikro i malih firmi, sa relativno jednostavnom vlasničkom strukturom, obaveze koje donosi novi Zakon nisu velike. Ono što jeste važno je da uradite tri stvari na vreme:

1. Mapa vlasnika;
2. Dokazi spremni za učitavanje; i
3. Godišnja provera + potvrda.

Ako poslujete sa bankama, investitorima ili učestvujete na tenderima, neusaglašeni upis može da „zakoči“ plaćanja ili finansiranje, što svakako ne želite da se dogodi.

Ukoliko imate složeniju vlasničku strukturu (više nivoa, ugovorna kontrola, inostrani subjekti), savetujemo konsultacije sa knjigovođom i svakako pravnikom/advokatom koji se bavi korporativnim pravom i AML propisima.

Te godišnje provere i potvrde biće jednostavne ako u samom startu pažljivo prijavite postojeće stanje.