Zaštita poslovne tajne kod preduzetnika i malih firmi

Kad se kaže „poslovna tajna“, među prvim asocijacijama može vam biti receptura CocaCola-e ili Smoki-ja ili, pak, algoritmi i softverska rešenja nekih svetskih giganata poput Meta-e. 

I to stoji – velike korporacije imaju ne jednu, nego čitav spektar poslovnih tajni koje pažljivo čuvaju i koje ih drže visoko pozicionirane.

Međutim, poslovna tajna je jednako važna za preduzetnike, male firme i frilensere, jer često upravo informacije koje oni imaju i neki autentični načini poslovanja čine njihovu konkurentsku prednost.

Njihova poslovna tajna može biti:

1. Jedinstven način pružanja usluge;
2. Poslovne strategije i planovi;
3. Finansijski podaci;
4. Recepture, formule, nacrti, itd.

Gubitak takvih informacija može imati čak i fatalni ishod po malu firmu. 

Šta je poslovna tajna?

Poslovna tajna je svaka informacija koja:

1. Nije opšte poznata ili lako dostupna;
2. Ima ekonomsku vrednost zato što je tajna;
3. Ono lice kome ta tajna pripada preduzelo je razumne mere da se ona zaštiti.

Dakle, nije poslovna tajna ono što je lako dostupno (nekad je negde objavljeno, zaposleni o tome pričaju javno), opšte je poznato, i lice koje se poziva da je to njegova poslovna tajna nije preduzelo nikakve mere da je zaštiti.

Takođe, nije poslovna tajna ako neko tzv. obrnutim inženjeringom – posmatranjem, proučavanjem, rastavljanjem gotovog proizvoda na delove – dođe do saznanja kako je nešto napravljeno. 

Pogledajmo primer: 

Imamo malu marketinšku agenciju. Njihova najveća prednost na tržištu je jedinstvena metoda planiranja kampanja, nešto što su razvijali godinama. Taj dokument postoji samo u internom folderu kojem imaju pristup direktor i tri project managera. Svako ko dobije pristup potpisuje NDA, a fajl nije dostupan javno, niti se o njemu govori van firme.

Ovde su ispunjeni svi uslovi da se taj fajl smatra poslovnom tajnom.

Sa druge strane, ako ta ista agencija taj metod šalje potencijalnim klijentima kroz ponudu, zaposleni o njemu pričaju na konferencijama bez ikakvih ograničenja, nije uvedena nijedna mera zaštite – onda to više nije poslovna tajna, čak i ako je sama agencija „smatrala“ da jeste.

Dakle, informacije koje su opšte poznate i koje se ne čuvaju na osnovu nekog dogovora i/ili ugovora – ne uživaju pravnu zaštitu kao poslovna tajna.

Odnosno, da bi nešto bilo poslovna tajna, nije dovoljno samo reći ili pomisliti „to je naša tajna“, već je neophodan konkretan napor da se ta tajna zaštiti. Taj napor je neko svrsishodno obeležavanje i čuvanje informacija koje se smatraju tajnim.

Koje informacije se najčešće smatraju poslovnom tajnom kod malih firmi?

Poslovne tajne su, između ostalog, znanje i iskustvo, poslovne informacije i tehnološke informacije.

U praksi, poslovne tajne mogu biti:

• Načini i procesi rada (know-how);
• Kalkulacije cena, marže i uslovi poslovanja;
• Interni dokumenti i ugovori;
• Strategije prodaje i marketinga;
• Nacrti, dizajni, recepture i kod (kod IT i kreativnih delatnosti).

Važno je da istaknemo da poslovna tajna ne mora nužno biti dokument. Ona može biti i (sa)znanje zaposlenog ili saradnika koje se ne sme iznositi konkurenciji.

Ali, osvrnimo se na čestu dilemu u praksi: 

Da li su spiskovi i kontakti klijenata, odnosno CRM baze – poslovna tajna?

Odgovor je – zavisi. 

Baza klijenata jeste poslovna tajna:

• Ako ta lista nije kao takva javno dostupna;
• Ako je firma ulagala resurse da dođe do tih klijenata (istraživanje tržišta, odnosi, ugovori);
• Ako sadrži dodatne informacije koje daju konkurentsku prednost (npr. navike kupaca, istorija saradnje, cene, kontakt osobe),
• Ako su preduzete razumne mere zaštite (ograničen pristup, šifre, NDA, interna pravila).

Baza klijenata nije poslovna tajna:

• Ako su klijenti javno dostupni svima (npr. APR adrese, Google pretraga, Linkedln);
• Ako spisak sadrži samo opšte podatke (naziv firme i mejl s veb-sajta);
• Ako nisu preduzete nikakve mere zaštite;
• Ako je spisak praktično dostupan svakome ko uloži malo truda u istraživanje.

Kako preduzetnik može da zaštiti poslovnu tajnu?

Zaštita poslovne tajne ne mora biti skupa ni komplikovana, ali mora biti sprovedena. Najefikasniji koraci su:

1) Ugovori o poverljivosti (NDA)

Ugovori o poverljivosti (NDA) su najbrža i najčešća forma zaštite. Preduzetnik može ugovorom obavezati zaposlene, saradnike i partnere ili dobavljače i klijente da ne smeju da koriste ili odaju poverljive informacije.

Ugovor treba jasno da definiše:

• Šta je poslovna tajna;
• Koliko dugo traje obaveza čuvanja;
• Posledice povrede (ugovorna kazna, naknada štete, itd.).

Ovaj ugovor možete BESPLATNO preuzeti sa našeg sajta ovde. 

2) Interni akt ili pravilnik

Male firme mogu imati zaseban dokument (prilično jednostavan), koji:

• Definiše koje informacije su poverljive;
• Ko ima pristup;
• Kako se čuvaju (npr. šifre, ograničen pristup folderima, fizičko čuvanje).

Takođe, firma može u okviru Pravilnika o radu imati definisanu poslovnu tajnu u nekoliko članova, na isti način kao i u pomenutom zasebnom dokumentu. 

3) Tehničke mere zaštite

Poslovna tajna može se zaštiti lozinkama i autentifikacijom, ograničenim pristupom dokumentima, kontrolom deljenja podataka (npr. zabrana slanja poverljivih podataka s privatnih mejlova).

Dakle, poslovnu tajnu ne moraju da znaju ni svi u firmi ili timu. Pristup poverljivim informacijama treba dati samo onima kojima je to neophodno za obavljanje posla.

Zaposleni i saradnici kao čuvari poslovne tajne

Najviše poslovnih tajni ne otkriva se usled hakerskih napada, već iz razloga što ljudi vole da pričaju. Da, tako je. Ponekad se poslovne tajne odaju potpuno nenamerno i svakako bez namere da se one unovče. 

Ipak, kod malih biznisa poslovne tajne najčešće odaju:

• Bivši zaposleni (koji pređu kod konkurencije);
• Saradnici koji pokrenu svoj biznis;
• Partneri koji prenesu know-how trećem licu.

Zato je važno da zaposleni i saradnici potpišu NDA i/ili klauzulu o poverljivosti, u ugovorima o radu postoji zabrana konkurencije (u zakonskom okviru), a interni procesi budu jasni i dokumentovani.

Kada se prekrši poslovna tajna

Ukoliko dođe do povrede poslovne tajne, oštećeni ima pravo da traži:

• Sudsku zabranu daljeg korišćenja ili odavanja tajne;
• Naknadu štete koja nastane zbog odavanja tajne;
• Ugovornu kaznu, ako je predviđena ugovorom;
• Čak i krivičnu odgovornost u težim slučajevima odavanja poslovne tajne.

Zakon predviđa zaštitu i u parničnim i u krivičnim postupcima. Međutim, držalac tajne će dobiti sudsku zaštitu samo ako dokaže da je preduzeo razumne mere zaštite o kojima smo govorili iznad. 

Zaključak

Kod preduzetnika koji se bave digitalnim uslugama, i poslovna tajna je najčešće digitalna: baze klijenata, projekti, e-mail komunikacija, CRM sistemi. Zato zaštita naloga i pristupa nije tehnička trivijalnost, nego glavna i suštinska i pravna zaštita. Takođe, neophodno je voditi računa o deljenju podataka preko mejla, clouda, aplikacija, a svaki izlazak podataka trebalo bi da bude što bolje kontrolisan i evidentiran.

Kod svih ostalih malih firmi – minimum zaštite su: 

• Ugovori o poverljivosti (NDA);
• Interni akti i pravilnici koji definišu poslovne tajne i s tim upoznaju zaposlene i saradnike;
• Osnovne tehničke mere zaštite.