6 saveta za praćenje kancelarijske opreme

Upravljanje opremom na radnom mestu je od suštinskog značaja za preduzeća jer poboljšava odgovornost zaposlenih i smanjuje gubitke. Kada kompanije zanemare da prate svoju kancelarijsku opremu, rizikuju da izgube vitalne i osetljive alate koji pojednostavljuju njihovo poslovanje. Takođe, neće moći da odrede ko mora biti odgovoran za bilo kakav gubitak ili štetu, što može uticati na poslovnu produktivnost.

Pošto kancelarijska oprema pomaže vašem preduzeću da unapredi svoje procese i ispuni potrebe kupaca, trebalo bi da je zaštitite. Ako imate efikasan sistem za praćenje kancelarijske opreme, možete sprovesti procenu u realnom vremenu ko je odjavio određene kancelarijske uređaje i kada ih treba vratiti. Zauzvrat, zaposleni će postati posebno oprezni u rukovanju opremom jer to može dovesti do disciplinskih mera ili će od njih biti zatraženo da zamene oštećeni uređaj, posebno kada postoji veliki nemar.Evo šest strategija za praćenje kancelarijske opreme koju možete primeniti u svom poslu.

1) Napravite detaljnu listu opreme

Prva stvar koju treba da uradite je da izvršite detaljan popis kancelarijske opreme kompanije. Pri tome morate da evidentirate opremu koju koristi svako odeljenje, kao i uređaje koji su izdati pojedinim zaposlenima na listu inventara. Alternativno, možete poneti tablet da biste ubrzali proces unosa podataka ako više volite da koristite tabelu. Inventar opreme treba da sadrži vitalne informacije, kao što su korisnik opreme, marka ili model, serijski broj i informacije o garanciji. Pored toga, trebalo bi da navedete datum kupovine i datum završetka životnog ciklusa da biste utvrdili kada je vreme za zamenu. Nakon toga, potrebno je da ažurirate ovaj inventar tako što ćete zakazati periodične preglede, koji mogu biti mesečni ili tromesečni. Sve nove uređaje treba dodati, a svu penzionisanu opremu treba ukloniti sa liste.

2) Označite i pratite svoju opremu

Kancelarijska oprema je ključni resurs kompanije jer pomaže zaposlenima da postanu produktivniji poboljšanjem procesa sklonih greškama. Međutim, ako se oprema ne nadgleda ili prati, lako bi bilo propustiti rutinske provere popravke i održavanja, koje su neophodne da bi se održala u odličnom radnom stanju. Štaviše, kompanija možda nije svesna da je oprema oštećena, izgubljena ili ukradena. Ove nedoumice možete rešiti označavanjem i praćenjem opreme pomoću elektronskih oznaka. Ove oznake ili nalepnice mogu da sadrže bar kodove, kodove za brzi odgovor ili radio-frekventnu identifikaciju. Sa sistemom za praćenje opreme, znaćete trenutnu lokaciju, određenog korisnika, raspored popravke ili održavanja i stvarno stanje svake kancelarijske mašine. Dakle, praćenje opreme može pomoći preduzećima da spreče gubitak ili krađu, kao i da produže životni ciklus svojih kancelarijskih mašina.

3) Formulišite politiku inventara opreme

Nakon što napravite detaljan inventar kancelarijske opreme, potrebno je da napravite skup propisa koje će vaša radna snaga poštovati. Ova politika inventara opreme treba da uključi najbolje prakse u vezi sa praćenjem i upravljanjem opremom, kao i uloge i odgovornosti zaposlenih. Na primer, zaposleni bi trebalo da budu obavezni da prijave krađu ili gubitak elektronskog uređaja koji je izdala kompanija u roku od 24 sata jer može da sadrži poverljive podatke kompanije. Politika takođe treba da naznači proceduru za evidentiranje i označavanje sve nove kancelarijske opreme u vaš sistem za praćenje. Možda postoje dodatne mere predostrožnosti za uređaje kao što su pametni telefoni, laptopovi i tableti radi zaštite od pretnji sajber bezbednosti. Takođe je neophodno uspostaviti pravila za pravilnu negu i rukovanje kancelarijskom opremom. Štaviše, politika mora da uspostavi odgovornost u slučaju gubitka ili oštećenja opreme. Može da predvidi disciplinske mere ili restituciju ako je zaposleni namerno uništio imovinu kompanije ili je bio iz grubog nemara.

4) Nadgledanje upotrebe opreme

Iako je redovno praćenje oštećenja i gubitka opreme neophodno, praćenje dnevne upotrebe opreme može otkriti događaje koje ste možda propustili. Više korisnika može da deli isti uređaj da bi pojednostavili svoje zadatke u svakodnevnim poslovnim operacijama. Aktivno praćenje korišćenja opreme omogućava vam da istražite moguće probleme sa performansama, kao što je slučaj da zaposleni retko vraća kancelarijsku opremu na vreme. Takođe vam omogućava da pogledate neuobičajena oštećenja opreme, osim tipičnog habanja, koje je možda prouzrokovao neko od vaših zaposlenih.

5) Kreirajte rasporede održavanja opreme

Pošto većina kancelarijske opreme košta mnogo, poželećete da traje što je duže moguće. Međutim, trebalo bi da imate različite rasporede održavanja za različitu kancelarijsku opremu. Nekima će možda biti potrebno godišnje održavanje, dok će drugima možda biti potrebna kvartalna inspekcija održavanja. Ako otkrijete da polugodišnji rutinski pregledi dobro funkcionišu za vašu opremu, morate se pridržavati tog rasporeda, dok popravku i održavanje kancelarijske opreme treba da prepustite pouzdanom dobavljaču, odnosno serviseru. Dok sprovodite planirane inspekcije održavanja, možete proceniti stanje vaše kancelarijske opreme i preduzeti neophodne popravke da biste optimizovali njen učinak. Kada saznate da je deo opreme došao do kraja životnog veka, imate opciju da je prodate, donirate ili reciklirate umesto da je fizički uništite.

6) Držite opremu u centralnoj zoni

Jednostavan način da pratite svoju kancelarijsku opremu je skladištenje na jednom mestu. Ovo se odnosi na opremu ili uređaje za koje se zaposleni odjavljuju i vraćaju nakon određenog perioda. Ako nemate centralnu lokaciju, možete koristiti ormariće za skladištenje u bezbednoj prostoriji. Nakon što odredite određenu oblast za skladištenje opreme, možete organizovati postojeću opremu prema učestalosti korišćenja. Da biste to uradili, morate proceniti koje stavke će se verovatno koristiti dnevno, nedeljno, mesečno ili tromesečno. Nakon toga, trebalo bi da označite kontejnere, police ili odeljke kako bi bilo zgodno locirati potrebnu opremu ili uređaje.

Izvor: www.smallbusinessbonfire.com