Kako dobro upravljati sastancima i zašto je važan Zapisnik sa sastanka?

Da li vam se nekad desilo da nakon sastanka kažete: „Dogovorili smo to i to“, a kolega ili koleginica odgovara: „Nije tačno, dogovorili smo nešto drugo“? Ili da se nešto dogovorite, a onda svi zaboravite o čemu ste pričali? Ili da ljudi dođu na sastanak, a pojma nemaju zašto se uopšte održava sastanak? Ili da ljudi prosto zaborave da dođu na sastanak?

Ovo su česte pojave. Prema jednoj studiji iz 2022. godine¹“The Cost of Unnecessary Meetings Attendance“, Otter organization & Prof. dr Steven G. Rogelberg, University of North Carolina, 2022, više od jedne trećine sastanaka je nepotrebno i kompanije troše milione dolara na njih. Čak 78% menadžera nije ni razmatralo da ukine nepotrebne sastanke, što je značajno uticalo na zadovoljstvo zaposlenih.

Pored niske produktivnosti, preterane dužine i velikog broja učesnika, među najvažnijim faktorima neuspeha poslovnih sastanaka se ističu i nedostatak jasne agende, neadekvatna priprema i odsustvo realizacije.

Prema jednom drugom istraživanju²“The Surprising Impact of Meeting-Free Days“, Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar, and Ashish Malik, MIT Sloan Management Review, 2022, tipični „umni radnici“ provode i preko 85% radnog vremena na sastancima, što negativno utiče na njihovo zdravlje. Ovo istraživanje je pokazalo još jednu zanimljivu stvar – zabrana sastanaka četiri dana u nedelji bi povećala produktivnost za 74%, a dva dana u nedelji 71% (tzv. „Meeting-Free Days“).

Drugim rečima, „sastančenje“ je često neproduktivna stvar.

A opet, sastanci su neophodni. Pa, kako razrešiti tu dilemu?

To se rešava dobrim upravljanjem sastancima. Da, odgovor je jednostavan, ali je posao složen. Pa, hajde da vidimo šta to „dobro upravljanje sastancima“, zapravo, znači?

Dobro upravljanje sastancima znači dve stvari. Prvo, da postoji smisao održavanja sastanaka. Dakle, da ne sastančimo radi sastančenja, već da obavljamo sastanke sa nekim jasnim ciljem. Drugo, da dobro „menadžujemo“ sastanke. Dakle, da dobro uradimo pripremu, vođenje i rezime sastanka, tj. da dobro obavimo radnje pre, tokom i posle sastanka.

Aktivnosti pre sastanka

Možda bi se moglo reći da je dobra priprema sastanka više od pola uspešnog sastanka. Priprema sastanka je važna. Kada bi svi barem 20% bolje radili pripremu sastanaka, oni bi nesumnjivo bili znatno više efikasniji.

Priprema sastanka obuhvata sledeće:

• Definisanje cilja sastanka;
• Definisanje vremena i mesta;
• Izrada spiska i pozivanje učesnika;
• Izrada agende (dnevnog reda) sastanka;
• Prikupljanje i slanje potrebnih materijala;
• Priprema odgovarajućeg prostora i tehnike;
• Slanje poziva i podsetnika za sastanak;
• Planiranje moderacije i vođenja zapisnika;
• Analiza prethodnih materijala i odluka;
• Priprema alternativnih planova.

Aktivnosti tokom sastanka

Kod vođenja sastanka najvažnije je biti fokusiran, konstruktivan i efikasan. Da bi se ostvarili ciljevi sastanka, potrebno je izvući ono najbolje iz učesnika. Ako su učesnici sastanka pasivni i nepripremljeni, rezultati sastanka neće biti baš najbolji.

Vođenje sastanka obuhvata sledeće:

• Otvaranje sastanka;
• Pregled agende (plana rada);
• Vođenje fokusirane diskusije;
• Aktivacija učesnika na sastanku;
• Pitanja, komentari i napomene;
• Rešavanje mogućih nesuglasica;
• Izvlačenje odgovarajućih zaključaka;
• Procena efikasnosti sastanka;
• Zatvaranje sastanka.

Aktivnosti nakon sastanka

Kada se završi sastanak, učesnici često kažu „to je to“ i samo se razilaze. Bez follow-up-a, rezimea, akcionog plana ili zapisnika. Samo se raziđu. U stilu – kud koji mili moji. A aktivnosti posle sastanka su često presudne. Jer čemu svi dogovori ako sve to ostane samo mrtvo slovo na papiru? Ako uopšte i ima papira (zapisnika).

Aktivnosti nakon sastanka obuhvataju:

• Izradu i odobrenje zapisnika;
• Slanje i distribuciju zapisnika;
• Realizacija dogovorenih aktivnosti;
• Praćenje napretka u realizaciji;
• Preduzimanje korektivnih mera;
• Komunikacija ostvarenih rezultata;
• Neformalni nastavak diskusije;
• Pripreme za sledeći sastanak.

Ilon Mask o sastancima

Ilon Mask ne voli pasivnost na sastancima. A ne voli ni preterano sastančenje.

Jednom prilikom je rekao: „Napustite sastanak čim postane očigledno da ne dodajete vrednost. Nije nepristojno otići, nepristojno je naterati nekoga da ostane i gubi vreme“. On, inače, često ističe podatak iz gore pomenute studije da kompanije plaćaju i po 25 hiljada dolara godišnje ljude koji samo sede na besmislenim sastancima. Zato se zalaže za manje sastanaka i za to da oni budu što kraći i efikasniji.

Nakon što je preuzeo Tviter, zaposlenima je poslao mejl sa „preporukama za produktivnost“, u okviru kojeg je naglasio šest pravila za bolju produktivnost:

1. Izbegavajte velike sastanke;
2. Nemojte imati česte sastanke;
3. Napustite sastanak ako ne dodajete vrednost;
4. Ne koristite žargon na sastancima;
5. Sledite logiku, a ne pravila;
6. Komunicirajte direktno.

Zašto je Zapisnik sa sastanka važan?

Možda ste primetili da se kroz sve tri faze upravljanja sastancima provlači reč „agenda“. To nas dovodi do Zapisnika sa sastanka kao centralnog dokumenta vezanog za sastanke.

Zapisnik sa sastanka je pisani dokument koji beleži ključne informacije, diskusije, odluke i akcije koje su se odvijale i dogovarale tokom sastanka. Zapisnik sa sastanka pruža jasnu sliku o onome što se dešavalo na sastanku i služi kao objektivan izvor informacija za sve učesnike sastanka i druge relevantne strane.

Zapisnik sa sastanka nam pomaže:

• Da dokumentujemo sadržinu sastanka;
• Da se podsetimo šta smo pričali i šta smo dogovorili;
• Da informišemo sve zainteresovane strane o sadržini sastanka;
• Da zabeležimo donete odluke i odgovornosti za njihovo izvršenje;
• Da pratimo napredak u realizaciji donetih odluka;
• Da poboljšamo proces održavanja sastanaka;
• Da imamo podsetnik za sledeći sastanak.

Bez Zapisnika sa sastanka možemo zaboraviti o čemu smo sve pričali, mogu nastati nesporazumi oko toga šta je sve dogovoreno i ko je za šta zadužen, donete odluke mogu da „lebde“ u vazduhu, jer se njima niko ne bavi, možemo se ponovo sastajati i više puta se baviti istim temama, možemo relevantne ljude ostaviti bez potrebnih informacija sa sastanka ili možemo zaboraviti da održimo sledeći sastanak, jer to nismo zapisali.

Kada imamo Zapisnik, ove stvari će nam se manje dešavati.

Vrste Zapisnika sa sastanka

Postoje različite vrste Zapisnika sa sastanka, koje se razlikuju:

• U pogledu sadržaja;
• U pogledu tematike;
• U pogledu formata.

U odnosu na sadržaj, razlikujemo:

Zapisnik o detaljima (Verbatim Minutes). Ova vrsta zapisnika beleži skoro svaku izgovorenu reč tokom sastanka. Cilj je da pruži tačan prikaz svih izjava, pitanja, odgovora i rasprava tokom sastanka. Koristan je zato što pruža potpunu evidenciju o svemu što je rečeno, ali je obiman, komplikovan za sastavljanje i težak za čitanje.

Zapisnik o diskusiji (Discussion Minutes). Ova vrsta zapisnika se fokusira na suštinske tačke rasprave tokom sastanka. Beleži glavne teme i argumente u diskusiji, kao i donete odluke. Koristan je zato što istovremeno pruža i najvažnije elemente diskusije i sve donete odluke. Zahteva da se stvari rezimiraju na način koji će svima biti razumljiv.

Zapisnik o akcijama (Action Minutes). Ova vrsta zapisnika se fokusira na realizaciju donetih odluka. Detaljno evidentira zaključke, odluke, akcije, odgovornosti i rokove. Koristan je zato što je orijentisan na praktičnu primenu donetih odluka, ali ne sadrži detalje o raspravi, što je ponekad važno za bolje razumevanje sadržine sastanka.

Sumarni zapisnik (Summary Minutes). Ova vrsta zapisnika pruža sažetu verziju sastanka, bez uvodnih reči, bez složenih rečenica, bez detaljnih objašnjavanja i bez poštapalica. Ovo je svojevrsna vrsta kratkog izveštaja. Koristan je zato što omogućava brz i lak pregled sadržine sastanka, a nedostatak je što ne sadrži detalje sa sastanka.

U odnosu na tematiku, razlikujemo:

• Zapisnike sa radnih sastanaka (Work Meetings);
• Zapisnike sa timskih sastanaka (Team Meetings);
• Zapisnike sa brejnstorming sastanaka (Brainstorming Meetings);
• Zapisnike sa dnevnih brifinga (Daily Briefings);
• Zapisnike sa nedeljnih brifinga (Weekly Briefings);
• Zapisnike sa retrospektivnih sastanaka (Retrospective Meetings);
• Zapisnike sa projektnih sastanaka (Project Meetings);
• Zapisnike sa prezentacionih sastanaka (Presentation Meetings);
• Zapisnike sa sastanaka uprave (Board Meetings);
• Zapisnike sa strateških sastanaka (Strategic Meetings);
• Zapisnike sa sastanaka sa klijenttima (Client Meetings);
• Zapisnike sa regrutacionih sastanaka (Recruitment Meetings);
• Zapisnike sa sastanaka za rešavanje kriznih situacija (Crisis Meetings);
• Zapisnike sa vanrednih sastanaka (Ad-Hoc Meetings) i slično.

U odnosu na format, razlikujemo:

• Zapisnike u tekstualnom formatu (Text Minutes);
• Zapisnike u audio formatu (Audio Minutes);
• Zapisnike u video formatu (Video Minutes).

Sadržina Zapisnika sa sastanka

Sadržina Zapisnika sa sastanka je uslovljena vrstom zapisnika. Detaljni zapisnici će imati više elemenata, dok će sumarni zapisnici imati manje elemenata. Zapisnici sa brejnstorming sastanka će imati jedne elemente, a zapisnici sa sastanka projektnog tima druge.

Ipak, neki standardni elementi Zapisnika su sledeći:

• Tema sastanka;
• Dnevni red (agenda);
• Mesto i vreme sastanka;
• Podaci o inicijatoru i zapisničaru;
• Podaci o prisutnima i odsutnima;
• Diskusija, argumenti i zaključci;
• Otvorena pitanja i nedoumice;
• Napomene i dodatne informacije;
• Podaci o sledećem sastanku;
• Potpisi odgovornih osoba.

Odobravanje Zapisnika sa sastanka

Često se misli da nema potrebe da se svi slože oko Zapisnika sa sastanka, već da je dovoljno da se Zapisnik sačini i pošalje svima, polazeći od toga da je sve jasno. E, pa to često nije slučaj. Često izostane akcija zato što se ne slažu svi sa onim što je zapisano.

Zato je potrebno da Zapisnik bude odobren – formalno (javno) ili neformalno (prećutno), promptno (odmah nakon sastanka) ili odloženo (nakon procedure odobravanja).

Zapisnik pre svega treba sačiniti. To obično čini zapisničar ili druga osoba zadužena za beleženje. Nakon toga, Zapisnik treba pregledati, potvrditi njegovu tačnost i eventualno izvršiti ispravke i korekcije. Nakon toga, Zapisnik potpisuju nadležne osobe, što predstavlja formalno odobravanje. Nakon toga se Zapisnik arhivira i po potrebi dalje distribuira.

Kako bismo obezbedili efikasnost procesa, dobro je da proces bude što jednostavniji, tj. da ga ne komplikujemo, kao i da se definiše razuman rok za pregledanje i odobravanje.

Ponekad, kada je sve jasno, Zapisnik se može odobriti i odmah nakon sastanka.

Smernice za organizaciju sastanaka

Za kraj, evo nekoliko korisnih smernica za organizaciju sastanka.

Sastanke treba organizovati pravovremeno (ni prerano, ni prekasno) i sve učesnike treba blagovremeno obavestiti o održavanju sastanka. To će omogućiti da svi učesnici isplaniraju svoje učešće na sastanku i da se adekvatno pripreme.

Sastanak treba biti dobro organizovan. Potrebno je da se unapred definiše dnevni red (agenda) i to tako što će obuhvatiti sve važne teme. Potrebno je da se zna ko je organizator sastanka, kao i ko će biti zapisničar, tj. ko će voditi beleške na sastanku.

Takođe, potrebno je obezbediti prostor i rezervisati termin za sastanak. Potrebno je pripremiti i unapred poslati svim učesnicima radne materijale za sastanak, kako bi mogli pravovremeno da se pripreme. Deo pripreme je i obezbeđenje opreme koja će se koristiti na sastanku.

Sastanak treba voditi kontrolisano i paziti da se održi fokus na temi. Treba omogućiti svima da se uključe i kažu šta imaju i diskusiju treba pravilno moderirati. Štaviše, treba aktivirati sve prisutne na sastanku da se uključe u diskusiju. Diskusija treba da bude živa i sadržajna, ali ne i preterano konfliktna i destruktivna. Voditi računa o cilju sastanka. Paziti na vreme.

Zapisnik sa sastanka treba da bude u adekvatnoj formi i treba da sadrži sve ono što je bitno za beleženje toka sastanka. Zapisnik treba sastaviti odmah nakon sastanka i u razumnom roku ga proveriti i odobriti. Proslediti ga svima, arhivirati i zaštititi od naknadnih izmena.

Truditi se da sve ono što je dogovoreno i ispunimo. To je svrha sastanka.

…

Obrazac Zapisnika sa sastanka

U prilogu se nalazi obrazac Zapisnika sa sastanka (Minutes of Meeting – MoM), koji će vam pomoći da unapredite organizaciju svojih sastanaka i komunikaciju unutar tima. Zapisnik sa sastanka će vam pomoći:

• Da dokumentujete sadržinu sastanka;
• Da obezbedite efikasno sprovođenje odluka;
• Da imate podsetnik za sledeći sastanak;
• Da predupredite moguće nesporazume.

Zapisnik sa sastanka je urađen u pet različitih dizajnerskih rešenja. Sadrži sve potrebne elemente, a po potrebi se može menjati i dopunjavati. Obrazac je urađen tako da se mogu menjati svi elementi Zapisnika – sekcije, ilustracije, boje, slova, tabele, potpisi i ostalo.

• Zapisnik sa sastanka – dizajn Illa;
• Zapisnik sa sastanka – dizajn Dallix;
• Zapisnik sa sastanka – dizajn Exalia;
• Zapisnik sa sastanka – dizajn Fluzzer;
• Zapisnik sa sastanka – dizajn Vizzant.

Izmene se vrše ili u samom tekstu dokumenta ili u zaglavlju — gornjem delu teksta (Header), tj. podnožju — donjem delu teksta (Footer). U Zapisniku su korišćene tabele i tekst boksovi da bi se obezbedila bolja preglednost, što treba imati u vidu prilikom unosa teksta.

Zapisnik sa sastanka koji je u prilogu je univerzalan i može se primenjivati za bilo koju vrstu sastanaka, sa ili bez dorađivanja i prilagođavanja. Preporučuje se sledeće:

• Da se sastanci organizuju pravovremeno;
• Da se svi učesnici blagovremeno obaveste;
• Da se svi učesnici adekvatno pripreme;
• Da sastanak bude dobro organizovan;
• Da se odredi organizator sastanka;
• Da se odredi zapisničar sastanka.

Za sva pitanja, možete se direktno obratiti autoru putem mejla na igor.lazarevic@aventinpartners.com. © Igor Lazarević 2023

Fusnote

• 1
  “The Cost of Unnecessary Meetings Attendance“, Otter organization & Prof. dr Steven G. Rogelberg, University of North Carolina, 2022
• 2
  “The Surprising Impact of Meeting-Free Days“, Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar, and Ashish Malik, MIT Sloan Management Review, 2022