Kako dobiti tender: ključne stvari koje treba da znate

Prva reakcija većine nas na reč tender je borba sa gomilom papira i administracije. Posebno kada tender raspiše medjunarodna organizacija i kada shvatite da postoje formulari čiji nazivi podsećaju na imena prigradskih linija GSPa.

Prva i osnovna stvar koju mogu odmah da vam kažem, kao neko ko je spremio ozbiljnu količinu tenderskih dokumentacija, je: bez panike, to zaista i jeste u najvećoj meri ogromna količina papira koji prosto tu moraju da budu da bi se oni koji raspisuju tender zaštitili i prikazali vam sva pravila. Ekološki, to je katastrofa, jer mnogi traže dostavu postom, što znači da ubijete omanju šumu svaki put, ali to već nije tema za vas i mene. Takodje, nije lako ni onome ko mora da potpise ili pečatira (iako živimo u doba elektronskih potpisa, a pečat u većini zemalja više nije neophodan), ali ni to nije naša tema.

Za vas je najbitniji dokument nešto sto se u medjunarodnim projektima zove Terms of Reference, a u našim projektni zadatak. Ovo zaista pažljivo morate pročitati vise puta da biste razumeli 1) šta se od vas traži 2) šta ste slično ranije radili i 3) koji članovi vašeg tima su to radili. Drugim rečima, svaki tender je poseban – u obimu informacija koje se traže, strukturi, dodatnoj i pratećoj dokumentaciji, tipu budžeta – ali svaki sadrži neke zajedničke karakteristike i delove koje je potrebno pripremiti. 

Dešava se i da niste sigurni da li da izađete na tender. 

• Pokušajte da odgovorite na par sledećih pitanja:
• Da li vaša kompanija zaista može da ponudi kvalitetan odgovor na tender?
• Koliko je naručilac bitan za vaše buduće poslovanje? 
• Da li možete zadatak da sagledate iz perspektive onoga kome se obraćate?
• Uvek pokušajte da saznate šta naručilac želi – telefonski ili kontakt mejlom je bitan 
• Uvek pitajte naručioca ukoliko vam nešto u tenderskoj dokumentaciji nije jasno 
• Da li su vaša prethodna znanja, iskustva i predlozi ono što naručiocu zaista treba 

Ako je na većinu pitanja odgovor potvrdan, nastavite dalje.

Proces pripreme tendera obuhvata sledeće korake: 

• Procena i odluka da li poziv za tender odgovara ciljevima i aktivnostima organizacije/kompanije
• Plan tima, procesa rada unutar organizacije, ali i sa spoljnim saradnicima
• Razvoj ideje koja će zadovoljiti potrebe klijenta, ali i odrediti obim aktivnosti koje se nude
• Predstavljene ideju u odgovarajućem, traženom formatu
• Planiranje vremena potrebnog za internu reviziju dokumenta i završne pripreme

Ukoliko znate nekog zaposlenog u sličnoj organizaciji kao što je naručilac tendera na koji ćete se prijaviti, ne može škoditi da dobijete dodatne informacije u pogledu načina razmišljanja organizacije, tipa metodologije koja se preferira ili očekivanja kada su slilni projekti u pitanju. U slučaju međunarodnih organizacija, izuzetno je važno demonstrirati razumevanje problematike izložene u projektnom zadatku i ujedno potkrepiti relevantnim iskustvom vaše firme. 

I za kraj, najznačajnije: izlazite što više na tendere i svaki put će sve biti lakše. Razumećete zahteve, očekivaja i brže ćete moći da procenite da li je to nešto što odgovara vašoj firmi ili organizaciji. 

I srećno!