Pojam i značaj gantograma

Upravljanje projektima može biti izazovno, naročito kada je potrebno efikasno organizovati ljude i resurse i ispoštovati vremenske okvire. Jedan od najčešće korišćenih alata za planiranje i praćenje napretka jeste gantogram. Ovaj vizuelni alat omogućava menadžerima i timovima da jasno raspodele zadatke, optimizuju resurse i prate realizaciju projekta.

Šta je gantogram i zašto je važan?

Gantogram je grafički prikaz projektnih zadataka raspoređenih kroz vreme. Kreirao ga je Henri Gant početkom 20. veka kao metod za unapređenje efikasnosti u proizvodnji. Ovaj alat se danas koristi u raznim industrijama, od građevine i IT sektora do marketinga i obrazovanja.

Glavna prednost gantograma leži u njegovoj sposobnosti da:

• Prikaže zadatke u vremenskom okviru;
• Identifikuje zavisnosti između aktivnosti;
• Prati napredak u realnom vremenu;
• Poveća preglednost projekta;
• Optimizuje alokaciju resursa;
• Brzo identifikuje kašnjenja;
• Održava fokus na ciljevima.

Od čega se sastoji gantogram?

Gantogram se prikazuje u vidu tabele koja je podeljena u kolone i redove.

U redovima se prikazuju aktivnosti projekta, dok se u kolonama prikazuju početak i završetak aktivnosti, procenat završetka aktivnosti, nadležnost za realizaciju aktivnosti, status realizacije aktivnosti, prioriteti, budžeti i drugi elementi. Osim toga, mogu se prikazati i drugi elementi kao što su prekretnice (Milestones), izlazni rezultati (Deliverables), napomene, itd.

Pogledajmo to na primeru iz građevinske industrije.

Firma Gradnja d.o.o. koristila je gantogram za izgradnju stambene zgrade. Postavili su sledeće aktivnosti: izrada projekta, dobijanje dozvole, nabavka materijala, podugovaranje, izgradnja temelja, izgradnja konstrukcije, postavljanje instalacija, realizacija završnih radova i dobijanje upotrebne dozvole. Svaka faza imala je jasno definisane rokove i međuzavisnosti. Na primer, radovi na spratovima su započeti tek nakon što su završeni temelji. Korišćenjem gantograma, firma je efikasno pratila napredak projekta, pravovremeno reagujući na kašnjenja. Stambena zgrada je završena tri meseca pre roka i ostvarena je ušteda od 15%.

Najjednostavniji prikaz gantograma bi bio sledeći:

Kako se pravi gantogram?

Izrada gantograma se vrši kroz sledeće korake:

• Definisanje aktivnosti: Prvo što radimo je razlaganje projekta na aktivnosti. Ovde je važno je da sve lepo strukturiramo, uključujući i utvrđivanje redosleda aktivnosti;
• Utvrđivanje trajanja aktivnosti: Nakon toga se vrši procena trajanja svake aktivnosti. Definišu se početak i završetak svake aktivnosti i njihovo konkretno trajanje;
• Definisanje prekretnica (Milestones): Po potrebi, možemo uneti i ključne prekretnice. Prekretnice su ključni događaji od kojih zavisi dalja realizacija projekta. Na primer, kod izgradnje zgrade, ključna prekretnica može biti dobijanje građevinske dozvole;
• Definisanje izlaznih rezultata (Deliverables): Po potrebi, možemo definisati i izlazne rezultate, koji su vrlo konkretni. Na primer, to može biti završeni projekat;
• Definisanje odgovornosti: Zatim se tačno definiše ko je za šta odgovoran. Svakoj aktivnosti se dodeljuje odgovorna osoba koja planira i prati njenu realizaciju;
• Definisanje potrebnih resursa: Zatim se definišu potrebni resursi za svaku aktivnost i projekat u celosti, koji biti finansijska sredstva, materijali, oprema ili ljudski resursi;
• Definisanje ostalih stvari: Konačno, u gantogram možemo uključiti i ostale elemente kao što su prioriteti, statusi, napomene, pojašnjenja, dodatne ilustracije i slično.

Greške koje treba izbegavati

Tipične greške kod izrade gantograma su sledeće:

1. Previše detaljan gantogram: Previše informacija čini gantogram nepreglednim. Fokusirajte se na ključne aktivnosti i rezultate kako biste olakšali praćenje;
2. Neažuriranje gantograma: Ako se redovno ne ažurira, gantogram lako može postati nefunkcionalan. Potrebno je pratiti realizaciju i pravovremeno se prilagođavati;
3. Zanemarivanje povezanosti između aktivnosti: Ukoliko ne utvrdimo međuzavisnosti između aktivnosti, lako se može desiti da kasnimo ili ne završimo neku aktivnost;
4. Loša procena trajanja aktivnosti: Tačna procena vremena je od suštinske važnosti. Potrebno je uzeti u obzir razne rizike i realno planirati rokove za izvršenje;
5. Nedostatak fleksibilnosti: Projekti su živa stvar, oni se menjaju, pa gantogram mora biti takav da nam omogući da se prilagođavamo bez ugrožavanja celog plana.

Model gantograma za preduzetnike

U sekciji „Dokumenti“ nalazi se model gantograma koji možete prilagoditi vašim potrebama. Ovaj model omogućava unos podataka, praćenje napretka i ažuriranje u realnom vremenu. Model je dizajniran da bude intuitivan i lak za upotrebu, a istovremeno dovoljno fleksibilan da se može prilagoditi različitim potrebama i zahtevima različitih projekata.

Od čega se sastoji model?

Sheet „Po periodima“ omogućava praćenje aktivnosti kroz fleksibilne vremenske intervale (dani, nedelje, meseci) prema izboru korisnika, idealno za dugoročno planiranje.

Sheet „Po datumima“ fokusira se na praćenje aktivnosti po tačno definisanim datumima, pogodan je za kratkoročno planiranje, dnevne ili nedeljne zadatke.

Sheet „Manuelno“ omogućava ručni unos podataka za faze, aktivnosti i prekretnice projekta, sa tri primera koji se koriste kao okvir za prilagođavanje potrebama.

Sheet „Manuelno – blanko“ je templejt koji pruža osnovu za kreiranje novih planova i aktivnosti „od nule“, sa potpunom slobodom prilagođavanja potrebama korisnika.

Sheet „Milestones“ prati ključne prekretnice, sa kolonama za naziv projekta, prekretnicu, aktivnosti i rokove, koristan je za praćenje više projekata i aktivnosti.

Kako koristiti model?

1. Izaberite način unosa podataka: Odlučite da li ćete unositi podatke prema vremenskim periodima, tačnim datumima ili ručno (manuelno);
2. Popunite prazne ćelije: Unesite podatke u ćelije koje nemaju formule (početni i završni datumi, trajanje, status, prioritet, itd.). Pazite da ne izbrišete formule;
3. Prilagodite model: Dodajte, uklonite ili promenite kolone i redove, sredite formatiranje, podesite formule, uredite strukturu, sve prema potrebama projekta;
4. Proverite funkcionalnost: Proverite da li sve funkcioniše pravilno (formule, kalkulacije, formatiranje, izgled, funkcionalnost, praćenje napretka, itd.);
5. Dodatna prilagođavanja: Ako je potrebno, dodajte nove kolone, redove ili elemente u Excel kako biste model potpuno prilagodili vašim potrebama.

Fleksibilnost i prilagodljivost modela

Model je dizajniran da automatizuje ključne aspekte projekta, ali korisnik treba da ga prilagodi svojim potrebama. To može uključivati dodavanje, uklanjanje ili menjanje elemenata, kao i podešavanje formula i formatiranja. Iako model ne rešava sve sam automatizovano, izuzetno je koristan za korisnike sa osnovnim znanjem Excela i upravljanja projektima.

Zaključak

Ovaj model gantograma je dizajniran tako da bude fleksibilan, prilagodljiv i jednostavan za korišćenje, omogućavajući efikasno planiranje i realizaciju projekata. Uz manja prilagođavanja, može vam pomoći da značajno unapredite produktivnost i organizaciju rada.

Za sva pitanja možete se obratiti autoru putem mejla: igor.lazarevic.77@gmail.com