Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova

U tekstu Obavezni pravilnici kod poslodavca već smo spominjali Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji radnih mesta. Ovde ćemo ga obraditi kroz konkretne primere u kojima je on značajan ne samo formalno (“traži nam to inspekcija”), nego i suštinski – jer neke radnje ne možete zakonito da sprovedete bez njega.

Šta je Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova?

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova je interni dokument u koji se unosi sledeće:

• Koji su organizacioni delovi kod poslodavca (npr. proizvodnja, prodaja, marketing, logistika);

• Naziv i opis poslova (detaljno navođenje svih radnih obaveza vezanih sa određeno radno mesto);
• Vrsta i stepen zahtevane stručne spreme, odnosno obrazovanja;
• Drugi posebni uslovi za rad na tim poslovima (npr. sanitarna ispravnost, sertifikati – recimo, profesionalno baratanje određenim stranim jezikom, potvrde – npr. o položenom pravosudnom ispitu, o neosuđivanosti…);
• A može i broj izvršilaca.

Ovo opciono navođenje izvršilaca je zgodno za poslodavce koji na određenim pozicijama povremeno povećavaju ili smanjuju broj izvršilaca. Stoga, ukoliko ne navedu tačan broj izvršilaca, nisu ni u obavezi da stalno usklađuju pravilnik sa tim.

Forma pravilnika o organizaciji i sistematizaciji poslova nije stroga, što znači da ga svaki poslodavac može sastaviti i sam, u slobodnoj formi. 

Kada se pravilnik obavezno donosi

Zakon o radu nalaže da svi poslodavci sa više od 10 zaposlenih imaju Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova.

Kada kaže “zaposleni”, zakon podrazumeva radni odnos na određeno ili neodređeno vreme. Dakle, u ovom slučaju se u zaposlene ne broje volonteri, praktikanti, pripravnici, angažovani po ugovoru o delu, o privremenim i povremenim poslovima i slično.

Oni poslodavci koji imaju manji broj zaposlenih nisu u obavezi da imaju ovaj pravilnik.

Kada je Pravilnik neophodan

Ipak, postoji jedna situacija kada je poslodavac obavezan da promene sprovede, najpre kroz Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji, kako bi na zakonit način sproveo proceduru.

Govorimo o  smanjenju broja izvršilaca po osnovu tehnološkog viška.

O čemu se radi?

Tačno je da Zakon o radu ne sadrži prekršajne odredbe ni za poslodavca koji ima više od deset zaposlenih, a ne postupi po obavezi donošenja Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji.

Međutim, ukoliko poslodavac utvrđuje višak zaposlenih, inicijalni korak koji je i neophodan da bi taj postupak bio zakonit, jeste usklađivanje Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji sa faktičkim stanjem.

A ne možete usklađivati Pravilnik koji prethodno niste doneli, zar ne?

Tada ćete se naći u situaciji da morate formalno doneti najpre jedan pravilnik koji prikazuje trenutno stanje, a nakon njega taj novi kojima menjate prvi.

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova donosi preduzetnik ili direktor, odnosno drugo ovlašćeno lice, a stupa na snagu 8. dana od dana objavljivanja na oglasnoj tabli poslodavca.

Kako da donesete Pravilnik ako ga već nemate

Evo jednostavnog vodiča:

1. Uradite internu analizu i sve unesite u jedan dokument

Koje sektore imate? Koje pozicije? Koji je opis poslova za svako radno mesto (ono navedeno u ugovoru o radu)?

2. Konsultujte HR ili pravnika

Ako je firma porasla „dok ste trepnuli“, pa vam je teško da se snađete i sa ovakvom administracijom, vreme je da za ovaj posao eksterno angažujete HR administratora ili advokata.

3. Uskladite opis poslova sa realnim stanjem

Ako opisi poslova nisu usklađeni sa faktičkim stanjem – napravite nove opise. Neka ne budu previše šablonski. Treba da odražavaju ono što zaposlenima zaista jeste radni zadatak.

4. Uključite sindikat ili savet zaposlenih ako je obavezno

Ovaj korak važi za velike firme.

5. Formalno donesite Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova

Pomenuli smo da forma samog pravilnika nije stroga, ali sama procedura donošenja pravilnika svakako postoji: priprema se nacrt, formalno pravilnik donosi preduzetnik ili direktor ili lice koga on ovlasti, objavljivanje na oglasnoj tabli i arhiviranje.

6. Obavestite zaposlene

Zaposlene ne morate posebno obaveštavati, ali objavljivanje na oglasnoj tabli podrazumeva da oni imaju pravo da znaju šta piše u pravilniku.

Kada se Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji obavezno usklađuje

Sada kada imate Pravilnik, pogledajmo kada je njegova izmena/usklađivanje/ažuriranje obavezno:

1. Promene u organizacionoj strukturi

Bilo kakve promene u organizacionoj strukturi, treba da budu prikazane u samom Pravilniku. On mora da prikazuje realno stanje u firmi. Na primer, ako uvodite novu organizacionu jedinicu (npr. sektor digitalnog marketinga) ili ukidate postojeću (npr. spajate prodaju i korisnički servis), neophodno je da se to može videti i u samom pravilniku.

2. Uvođenje novih radnih mesta ili ukidanje starih

Ako vaša firma uvodi nove usluge ili proizvode, menja ili dodaje poslovne jedinice, menja način distribucije, vrlo je verovatno da će biti potrebno kreirati nova radna mesta.

Isto tako se može dogoditi da se stara radna mesta ukidaju zbog digitalizacije, automatizacije i slično.

Ovde se pojavljuje uvek naročito osetljivo pitanje tehnološkog viška, gde je svaki korak u postupku strogo formalan, a sve počinje sa pravilnikom o sistematizaciji.

3. Promene u opisu poslova ili uslovima za radno mesto

Ukoliko se bitno promeni sadržaj posla (npr. knjigovođa sada koristi ERP sistem i analizira podatke, ne samo da vodi knjige), to treba uneti u opis posla. Može se dogoditi da su neki zaposleni preopterećeni obimom posla, dok neki drugi, sa istim znanjem i obrazovanjem, imaju manje poslovnih obaveza, pa odlučite da to preraspodelite.

Isto važi ako menjate zahteve u pogledu obrazovanja, veština ili iskustva.

4. Zakonske izmene

Ponekad se zakoni izmene u određenom delu, pa je neophodno uskladiti Pravilnik. Ako novi propisi (npr. o bezbednosti i zdravlju na radu i sl) uvode neku obavezu za radna mesta, to mora da se prikaže u samoj sistematizaciji.

5. Pre restrukturiranja, spajanja, pripajanja ili promene vlasništva

Ovakve promene značajno utiču na organizaciju i ulogu pojedinih sektora i zaposlenih. Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji mora biti usklađen pre nego što se promene sprovedu, kako bi svi procesi bili zakoniti.

Postupak usklađivanja pravilnika isti je kao i postupak donošenja pravilnika

Ne morate pisati novi pravilnik ispočetka (mada možete). Ukoliko pravite samo manje izmene u njemu, dovoljno je da donesete Pravilnik o izmenama i dopunama Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji u kome ćete samo istaći šta se tačno i na koji način menja.

I ovaj pravilnik o izmenama i dopunama donosi preduzetnik, direktor ili ovlašćeno lice. On se, takođe, drži na oglasnoj tabli i stupa na snagu 8. (osmog) dana od objavljivanja.

Šta ako se pravilnik o organizaciji i sistematizaciji ne promeni na vreme?

Rizik od kazne u inspekcijskom nadzoru je manji problem, mada i dalje postoji.

Veći problem je ukoliko vi radite postupak proglašenja tehnološkog viška ili ugovor o radu menjate aneksom, a da to nije usklađeno sa pravilnikom o organizaciji i sistematizaciji. Ovde ne mislimo samo na njegovu sadržinu, nego i formalno donošenje/izmene.

Na primer, ako ste izmenili Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji dana 02.06, on stupa na snagu 11.06. (osmog dana od dana objavljivanja). Ukoliko ste doneli odluku o tehnološkom višku, ili zaposlenom dostavili obaveštenje i aneks ugovora o radu u tom međuvremenu, postupali ste po pravilniku koji još uvek nije na snazi. A to znači da je vaš postupak nezakonit i oboriv na sudu. A kada se u sudskom postupku dokaže da je otkaz bio nezakonit – to je veći problem.

Zaključak

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova nije samo neki dokument koji držite u fioci za inspekciju. On je pravni osnov za gotovo sve ozbiljnije kadrovske i organizacione promene u firmi. Ako ne postoji — ili nije ažuran — poslodavac ne samo da rizikuje kazne, već i da njegovi postupci (poput otkaza, aneksa ugovora, preraspodele radnih zadataka) budu oboreni kao nezakoniti.

Zato je donošenje i redovno usklađivanje ovog pravilnika ne samo zakonska obaveza, već i alat kojim poslodavac štiti sebe, osigurava pravnu sigurnost i jasno definiše unutrašnju organizaciju firme.

Drugim rečima, nije važno samo imati (ispravan, aktuelan i primenjiv) pravilnik, već i stvarno poslovati u skladu sa njim.