Pravilnik o radu – vodič za manje firme

Šta je pravilnik o radu i kada vam je potreban?

Preduzetnici u Srbiji koji nemaju osobu zaduženu specijalno za radne odnose, uglavnom se nisu (ozbiljno) bavili pitanjem pravilnika o radu. 

To se čini komplikovano, zvuči nekako “korporativno”, a ako imate samo nekoliko zaposlenih – svakako deluje i suvišno. 

Međutim, pravilnik o radu je mnogo više od stavke koju inspektori traže. On je alat kojim uređujete radne odnose u potpunosti, definišete prava zaposlenih, a ujedno je i odlična zaštita za poslodavca. Pravilnik o radu je, dakle, opšti akt poslodavca kojim se bliže uređuju prava, obaveze i odgovornosti zaposlenih i poslodavca. 

U njemu može biti sve ono što u zakonu nije detaljno predviđeno: šta su obaveze, a šta disciplina, kada se radi, kada se odmara, kako se postupa u određenim situacijama, koje obaveze imate vi, a koje vaši zaposleni.

Ako se pravilno napiše i primenjuje, on štedi vreme, sa njim izbegavate dvostruke standarde i nefer tretmane, smanjujete rizik od sporova, a on pokazuje zaposlenima da poslujete transparentno i profesionalno.

Kada je pravilnik o radu obavezan, a kada opcija?

Zakon o radu ne kaže eksplicitno da svaki poslodavac mora da ima pravilnik o radu, niti koji je minimalan broj zaposlenih kod poslodavca koji donosi ovu obavezu za njega. Zakon prosto u velikom broju odredbi upućuje na pravilnik o radu, što bi moglo značiti da svaki poslodavac koji ima zaposlenih više od nekoliko – treba da ga ima. 

Svi poslodavci koji nemaju pravilnik o radu, sva ona pitanja koja zakon ostavlja da reše sami (npr. kako će se koristiti odmor, broj dana godišnjeg odmora, smene, nagrade, itd.), moraju definisati u samom ugovoru o radu, što je najblaže rečeno – nepraktično. 

Sa druge strane, i ako imate tek nekoliko zaposlenih, on ne može biti višak, posebno ako planirate da rastete ili ako želite da unapred sprečite bilo kakve nesporazume u radu. 

Kod većih poslodavaca, pravilnik je gotovo neizbežan, jer je nemoguće velikim brojem ugovora o radu predvideti sve ono što je zakon prepustio pravilniku. 

Zašto je koristan pravilnik o radu

1. Pravila jasna svima
Kada su procedure i pravila jasno napisani, nema prostora za proizvoljna tumačenja. Zaposleni znaju šta se od njih očekuje, a poslodavac ima osnov da traži odgovornost.

2. Prevencija sporova
Najčešći nesuglasice u radnim odnosima nastaju kada nisu jasna prava i obaveze: radno vreme, odmori, disciplinske mere. Ako je sve predviđeno pravilnikom, imate dokaz da su svi bili upoznati sa pravilima.

3. Transparentnost i profesionalizam
I u malom timu, pravilnik pokazuje da ste ozbiljan poslodavac. To podiže poverenje zaposlenih i olakšava komunikaciju.

4. Fleksibilnost
Pravilnikom možete prilagoditi mnoga pitanja svojim specifičnim potrebama: sezonski posao, smenski rad, rad na terenu, rad od kuće, itd, a uvek će se odnositi kako na postojeće, tako i na buduće zaposlene. 

5. Usaglašenost sa zakonom
Inspekcija rada proverava postojanje pravilnika o radu kada u ugovorima u radu nemate detaljno regulisane radne odnose. 

Šta sve može da stoji u pravilniku o radu?

Iako pravilnik mora biti u skladu sa Zakonom o radu, zakon daje poslodavcu dosta slobode da ga oblikuje prema sopstvenim potrebama. Najčešće se uređuju:

• Radno vreme i evidencije (dnevni raspored, prekovremeni, noćni, dežurstva, pauze);
• Šta su radne obaveze – taksativno navođenje;
• Šta je radna disciplina ili kodeks ponašanja – taksativno navođenje;
• Kompanijska kultura, interna i eksterna komunikacija;
• Odmori i odsustva (godišnji: koji su kriterijumi za broj dana, procedure odobravanja,  plaćena/neplaćena odsustva);
• Naknade i troškovi (prevoz, dnevnice, službeni put – postupak i rokovi);
• Korišćenje opreme (službena i privatna), čuvanje poverljivih podataka ;
• Jednakost i zabrana diskriminacije;
• Rad na daljinu (merenje učinka, dostupnost, troškovi, BZR uslovi u kućnim uslovima);
• Zaštita podataka (koje podatke poslodavac obrađuje, pravni osnov, rokovi čuvanja, prava zaposlenih, kontakt lica).

Pravilnik ne sme da bude u suprotnosti sa zakonom ili da predviđa manja prava nego što zakon garantuje. Ali, može predvideti povoljnija prava za zaposlene, što je dobro za motivaciju i lojalnost tima.

Kako napisati pravilnik o radu?

Pravilnik nema strogu formu, zato ne mora biti formalno savršen. Bitno je da suštinski obuhvati sve oblasti rada u vašoj firmi.

1. Upoznajte se sa zakonskim okvirom
Pročitajte odredbe Zakona o radu koje se odnose na prava i obaveze zaposlenih. Tako ćete znati koja pravila ne smete menjati.

2. Analizirajte potrebe svoje firme
Nema svrhe da prepisujete tuđi pravilnik. Razmislite o specifičnostima vašeg posla: da li imate sezonski rad, rad u smenama, radnike na terenu, rad od kuće… Sve to možete regulisati upravo pravilnikom.

3. Napravite nacrt
Sve što ste analizirali – popišite. Samo vi znate sve procese u svojoj firmi. Spoljni stručnjaci to ne znaju. U ovom trenutku ne brinite o zakonu. 

4. Konsultujte stručnjaka
Ako niste sigurni oko tumačenja imperativnih normi zakona o radu, pravni savetnik ili advokat može proveriti da li je pravilnik u skladu sa zakonom. Ovo je posebno važno, jer se ne možete pozivati na poštovanje pravilnika o radu, ako on nije usklađen sa propisima. 

5. Donošenje i objavljivanje
Pravilnik donosi poslodavac, a zatim ga objavljuje tako da bude dostupan zaposlenima na oglasnoj tabli. Poslodavac ga svakako može poslati zaposlenima i u elektronskoj formi.

Kako se pravilnik uklapa sa ostalim aktima?

Ugovor o radu vs. pravilnik o radu kao opšti akt

U ugovor o radu unosi se sve ono što se odnosi na konkretnog zaposlenog, dok su u pravilniku opšta pravila, situacije koje će se možda dogoditi a možda nikada neće, i pojmovi koji se odnose na sve zaposlene.

Ukoliko se dogodi da je neka odredba ugovora ili pravilnika povoljnija po zaposlenog a druga manje povoljna – uvek se na zaposlenog odnosi ono povoljnije. Na primer, ako u ugovoru piše da zaposleni ima 20 radnih dana godišnjeg odmora, a pravilnik predviđa još 1 dodatni dan na svakih 5 godina radnog staža kod poslodavca, svi koji ostvare taj staž, dobiće dodatni dan, bez obzira što toga u njihovom ugovoru nema. 

Kolektivni ugovor

Ukoliko postoji kolektivni ugovor, on je uvek po hijerarhiji jači od pravilnika o radu, odnosno pravilnik mora biti u skladu sa zakonom I kolektivnim ugovorom 

Obaveštenja o zabrani zlostavljanja, o zaštiti uzbunjivača, o zaštiti podataka o ličnosti… i pravilnik o radu

Iako poslodavac po samim propisima treba da ima ova obaveštenja zasebno, ona svakako moraju biti u skladu sa pravilnikom o radu, odnosno, pravilnik mora biti u skladu sa njima. 

Gde poslodavci najčešće greše?

1. Kopiranje tuđeg pravilnika. Ne postoje dve iste kompanije ili preduzetnika, pa ni odredbe pravilnika ne mogu biti iste. U njega se upravo unose sve osobenosti poslodavca koje nisu predviđene zakonom jer je on previše uopšten, ni ugovorima o radu jer su oni previše kratki;
2. Samo obaveze zaposlenih, bez obaveza poslodavca. Takav pravilnik ne komunicira da kod poslodavca postoje fer uslovi rada, naprotiv, ostavlja utisak koji se ne dopada ni zaposlenima, a još manje inspekcijama i sudovima;
3. Neprecizno definisanje radne discipline. Nije dovoljno da se podrazumeva šta je prihvatljivo, a šta ne. Važno je da se sve navede što preciznije, na primer:
   1. Zaposleni mora da se javi pretpostavljenom u slučaju kašnjenja dužeg od 15 minuta;
   2. Zabranjeno je korišćenje mobilnog telefona u proizvodnoj hali, osim u hitnim slučajevima;
   3. Službeni računar i internet mreža koriste se isključivo za obavljanje radnih zadataka; privatno korišćenje je dozvoljeno samo u pauzama.

Mikroposlodavac (do 10 ljudi)

Ako u ovom trenutku nemate vremena ni kapaciteta za detaljan pravilnik o radu, pokušajte sa ovim najbitnijim tačkama. Definišite samo:

1. Radno vreme/rasporedi/pauze i evidencija;
2. Godišnji odmori i odsustva (koji su kriterijumi i šta je procedura);
3. Troškovi (prevoz, službeni put);
4. Poverljivost i zaštita podataka;
5. Šta je radna disciplina i elementarna kompanijska kultura.

Najčešća pitanja preduzetnika i najkonkretniji odgovori

Umesto zaključka, sumiramo članak kroz kratka pitanja i odgovore. 

Da li moram da imam pravilnik ako imam 3 zaposlena? 

Zakon ne predviđa minimalni broj, tako da ne morate, ali praktično je i preporučljivo čim imate više od par ljudi ili specifične režime rada.

Da li svi moraju da potpišu da su upoznati s pravilnikom? 

Potpis nije uslov punovažnosti pravilnika, ali dobro je da su zaposleni upoznati s njim, da bi ga poštovali.

Šta ako se pravilnik i ugovor razlikuju? 

Uvek važi ono što je povoljnije za zaposlenog.

Koliko često se pravilnik o radu menja? 

Po potrebi, kad se nešto u poslovanju i organizaciji promeni.