Plan je ništa, planiranje je sve

Već dve decenije slušam različite generacije studenata Fakulteta organizacionih nauka kako na događajima koje organizuju, a na kojima sam često predavač, izgovaraju jednu istu rečenicu:

Plan je ništa, planiranje je sve.

Verujem da je često izgovore i ne znajući čija je. Što je, na neki način, sudbina dobrih rečenica. U jednom trenutku prestanu da pripadaju onome ko ih je prvi izgovorio i počnu da pripadaju svima kojima su u pravom trenutku bile potrebne.

Autor je Dvajt D. Ajzenhauer.

Američki general. Vrhovni komandant savezničkih snaga u Evropi u Drugom svetskom ratu. Čovek koji je imao ogromnu ulogu u planiranju i izvođenju operacija koje su promenile tok istorije. Posle rata, predsednik Kolumbija univerziteta, prvi komandant NATO snaga u Evropi, a zatim i predsednik Sjedinjenih Američkih Država u dva mandata.

Dakle, nije baš čovek koji je ovu rečenicu izgovorio posle tri neuspele kampanje, dva loša briefa i jednog sastanka na kome niko nije znao šta je sledeći korak.

Izgovorio ju je neko ko je znao šta znači kada odluka ima posledice.

I možda je baš zato ova rečenica toliko dobra. Jer ne glorifikuje plan. Fokusira se na planiranje.

To nije isto.

Plan je dokument. Tabela. Prezentacija. Roadmap. Gantogram. Set zadataka u nekom alatu. Nekad je to ozbiljna stvar, nekad samo lepo formatirana pretpostavka sa minimumom dodira sa realnošću.

Planiranje je proces.
Planiranje znači da sedneš i razmišljaš.

Šta hoćemo da postignemo? Zašto? Šta znamo? Šta ne znamo? Šta pretpostavljamo? Šta može da pođe naopako? Ko sve zavisi od nas? Od koga mi zavisimo? Šta ćemo ako ne bude budžeta? Šta ćemo ako neko zakasni? Šta ćemo ako klijent promeni mišljenje? Šta ćemo ako se tržište promeni? Šta ćemo ako sve uradimo kako treba, a rezultat ipak izostane?

Planiranje je proces i period u kome pokušavaš da budeš pametniji i napraviš što bolje pretpostavke, pre nego što te okolnosti nateraju da budeš kreativan.

A okolnosti će te naterati.
Možda ne uvek, ali mnogo češće nego što bi voleo.

Majk Tajson nije bio ni general ni predsednik Amerike, ali jeste bio najmlađi svetski šampion u teškoj kategoriji u istoriji i prvi bokser koji je istovremeno objedinio titule tri velike svetske federacije.

Zbog svega toga, ali i zbog mnogo drugih stvari koje oni koji žele mogu dodatno da istraže, kada Tajson komentariše planiranje i planove, to ima određenu specifičnu težinu.

A on je rekao:

Svi imaju plan, dok ne popiju pesnicu u facu.

I to je, na mnogo nivoa, savršeno tačno.

Mi smo često skloni tome da romantizujemo planove i da im se divimo.

Posebno kada su uredni. Kada su lepo napisani. Kada imaju jasne faze, rokove, budžete, odgovorne osobe i sve one lepe reči koje nam daju osećaj da stvari držimo pod kontrolom.

A plan je zapravo najlepši neposredno pre nego što realnost uđe u prostoriju.

Dok je sve na papiru, onako pedantno i uredno, deluje kao da baš sve ima smisla. Rokovi izgledaju razumno. Ljudi deluju dostupno. Budžeti kao da su dovoljni. Rizici deluju podnošljivo. Svi „videćemo“ deluju kao nešto što ćemo stvarno videti na vreme.

A onda krene život.

Neko se razboli. Neko zakasni. Neko ne pročita mejl. Neko pročita mejl, ali ga razume drugačije. Neko ko je bio ključan više nije dostupan. Neko ko nije bio uključen odjednom ima mišljenje. Neko ko je imao mišljenje odjednom nema odgovornost. Menja se rok. Menja se prioritet. Menja se vreme. Menja se kontekst.

I tada se vidi razlika između plana i planiranja.

Onaj ko ima samo plan, najčešće počne da brani plan.
Onaj ko je prošao kroz ozbiljno planiranje, razume problem i pokušava da se prilagodi.

To je ogromna razlika.

Jer kada braniš plan, svaka promena izgleda kao napad.
Kada razumeš problem, svaka promena je nova informacija.

A nova informacija nije neprijatelj. Ona je materijal za bolju odluku.

Pre desetak godina, kada sam studentima predavao upravljanje digitalnim projektima, svako prvo predavanje počinjao sam starom šalom koju pravi računarski geekovi obožavaju:

Lako je bilo Bogu da stvori svet za sedam dana, kad nije imao postojeću infrastrukturu i bazu korisnika.

Neki je shvate odmah, a neki malo kasnije.

A razlika između prvih i drugih najčešće je u tome koliko su imali prilike da rade na stvarima koje, prolazeći kroz faze, postaju kompleksnije za red veličina.

Jedno je napraviti nešto od nule.

Ne kažem da je lako. Nije.

Ali kada praviš od nule, imaš privilegiju praznog prostora. Nemaš stare odluke, stare korisnike, stare navike, stare greške, stare integracije, stare kompromise i ljude koji su se navikli da nešto funkcioniše baš tako kako funkcioniše, čak i kada ne funkcioniše dobro.

Prava kompleksnost često počinje tek kasnije.

Kada ideja postane proizvod.
Kada proizvod dobije korisnike.
Kada korisnici steknu očekivanja.
Kada očekivanja postanu obaveze.
Kada obaveze počnu da se sudaraju sa kapacitetima.

Tada plan više nije lepa mapa puta. Tada postaje pretpostavka koju svakog dana proveravaš u sudaru sa realnošću.

I zato se kvalitet planiranja najbolje vidi tek u implementaciji.

Ne na sastanku, u trenutku kada svi klimaju glavom jer sve zvuči logično.
Nego onda kada stvari krenu da se raspadaju taman toliko da više ne možeš da se praviš da se ništa ne dešava.

Tada se vidi da li je ono što smo zvali planiranjem bilo samo mentalno razgibavanje i popunjavanje formi, ili smo zaista razmišljali o poslu kojim se bavimo.

Da li smo razumeli međuzavisnosti?
Da li smo prepoznali rizike?
Da li smo imali scenario kada stvari ne idu kako smo zamislili?
Da li smo ostavili prostor za grešku?
Da li smo imali hrabrosti da na vreme kažemo: ovo ne znamo, ovo pretpostavljamo, ovo moramo da proverimo?

Jer ideja ili inicijativa koja ostane na nivou plana i nikada ne pređe u implementaciju ostaje samo mrtvo slovo na papiru.

A plan koji pređe u implementaciju, ali ne ume da se menja, vrlo brzo postaje problem.
Plan ne postoji da bismo se pravili da smo predvideli budućnost.
Plan postoji da bismo imali od čega da odstupimo pametno imajući u vidu cilj i primarni pravac.

Da znamo šta je cilj, šta su prioriteti, šta su ograničenja, šta ne smemo da žrtvujemo, a šta možemo da promenimo.
Dobar plan nije onaj koji se nikada ne menja.
Dobar plan je onaj koji nam pomogne da, kada se stvari promene, ne krenemo svaki put od nule.

Zato je planiranje važno.

Ne zato što će nam dati savršen odgovor. Neće.
Nego zato što će nas naterati (i trenirati) da postavljamo bolja pitanja pre nego što bude kasno.

A u poslu, kao i u životu, to, i hrabrost da se na ta pitanja iskreno odgovori, često pravi svu razliku.