Svi vi što maštate o… automatskom odgovoru na mejl

U drugoj galaksiji sam, daleko odavde za potrebe moje redovne zen meditacije.
Pošto za mene ne postoje hitne „stvari“ u poslu, jer planiram mnogo unapred, moj odgovor dobićete kada se vratim i tačno na vreme.
Ako je u pitanju nešto hitno, vezano za posao, onda ste poslali mejl pogrešnoj osobi, žao mi je.
Hvala vam i May The Force be with You!

Nisam ga izmislila za potrebe ovog teksta. Ovakav automatski odgovor na mejl kada je osoba van kancelarije zaista je poslat. Toliko je upečatljiv da se i nekoliko godina kasnije o njemu priča i prepričava.

Mala je šansa da će većina ljudi napisati ovakvu automatsku poruku. Za mnoge je to igranje na oštrici noža, posebno u prvim godinama poslovanja ili reorganizacije, jer žele da osiguraju da ostanu u kontaktu sa svojim klijentima i saradnicima. Ali, ovde je poenta: podsetnik da se tokom odmora držite podalje od laptopa ili telefona i stalnog odgovaranja na poslovne mejlove i poruke.

Ili kako je jedna moja poznanica, nekrunisana kraljica zabavnih OOO mejlova već godinama, sročila:

Ko radi – ne boji se gladi. Ali, mora nekad malo i da ode da odmori 🙂 pa da radi još jače kad se vrati.
Hvala vam na javljanju, ali biću van kancelarije do petka, 18. avgusta. Mejl ću proveravati svakodnevno, ali – ne redovno. 🙂 Pa, ako vam budem hitno potrebna, slobodno možete da me kontaktirate i putem mobilnog.
U slučaju upita, na raspolaganju su vam moje koleginice iz komercijale na mejlu xxx.
Hvala na razumevanju. 🙂 Vidimo se uskoro!

Jasno je da je, kada se preduzetnik i odluči na godišnji odmor ili drugu vrstu odsustva „iz kancelarije“, preduga lista poslova koje prethodno treba da obavi, ali dodajte na taj spisak i pisanje/podešavanje OOO mejla (engl. Out of office mail). Osnovna poruka koju njime treba da prenesete je: do kada ste tačno nedostupni, odnosno kada se vraćate uobičajenoj dinamici posla, i alternativni kontakt za slučaj da je zaista hitno. Dobra praksa je, takođe, kada planirate odsustvo, i pre toga nekoliko dana ili nedelja u potpisu mejla imate naznačen period u kome ste na van kancelarije. Društvene mreže isto tako nude opciju automatskih odgovora na poruke, te možete i to iskoristiti.

Nije samo godišnji odmor situacija u kojoj je poželjno pripremiti OOO mejl. Tu je i poslovni put tokom koga ćete imati manje prilike da ažurno odgovarate na mejlove i poruke, tu je i odsustvo zbog praznika, odlaska na konferenciju, edukaciju ili sličan poslovni skup, bolovanje ili roditeljsko odsustvo (znam, znam – teška tema za preduzetnike).

Zašto su uopšte važni mejlovi „van kancelarije“ toliko da im posvećujemo ceo tekst?

Zaslužili su i više, jer mnogo toga govore o vašem odnosu prema poslu, organizaciji, saradnicima i klijentima. Budimo iskreni, na kojoj god strani se nalazili, svi mi očekujemo brze odgovore i rešenja svojih problema, posebno u marketingu i komunikacijama. Automatski OOO mejlovi su praktičan način da sažeto i profesionalno dobijemo objašnjenje zašto taj odgovor neće biti instant brz i šta još možemo da uradimo ako nam je zaista potreban.

Zato je dobro da ova elektronska pošta bude sažeta i informativna, bez previše detaljisanja. Možete da iskoristite i opciju da različite poruke se pošalju u zavisnosti od toga da li je pošiljalac već na vašoj listi kontakata ili nije.

A svakako dobro razmislite da li ćete uključiti opciju da se primljeni mejl tokom vašeg odustva preusmerava na drugu e-poštu (određenom kolegi ili grupni mejl) ili će eventualno biti dodata još neka adresa za slanje. Ovo je praktično, jer vas po povratku u inbox neće dočekati brdo neodgovorenih poruka, a rizično ukoliko vam neko napiše ličnu poruku, ne znajući da će ona završiti na još nekoj adresi ili još gore na info@… / kontakt@… / office@… Ako se ipak na ovo odlučite, dobra je praksa da naznačite da je mejl automatski poslat i toj i toj osob (kontakt + funkcija), te da očekuju odgovor od nekog drugog umesto vas.

Ono što je mnogo bolje i praktičnije (čitaj: manje rizično) je da u automatskoj OOO poruci navedete kontakt podatke kolege u slučaju da se nešto važno pojavi dok ste odsutni. Za svaki slučaj valja naglasiti: pre nego što uključite podatke o svom kolegi ili saradnicu, proverite da li imate njihov pristanak.

Da sumiramo… Ako ste se odvažili da ne odgovarate (ažurno) tokom godišnjeg odmora ili privatnog odsustva, onda bi vaš automatski odgovor mogao da zvuči ovako:

Poštovani,

U periodu od DD/MM do DD/MM biću na godišnjem odmoru. Na poštu ću odgovarati kada se vratim DD/MM/GGGG. Za hitne slučajeve možete da se obratite kolegi ime i prezime, funkcija, na mejl ime@mybusiness.com ili broj telefona XYZ-XYZ.

Bez obzira na moje odsustvo, tim vredno radi i našu aktuelnu ponudu možete da pogledate na adresi mybusiness.com/aktuelno ili ispratiti naše objave na društvenim mrežama [link].

Srdačno,
Ime i prezime

Ukoliko ste pak na putu ili poslovnom događaju i unapred znate da ćete ređe nego inače proveravati poštu, vaš automatski odgovor bi mogao da bude:

Poštovani,

U periodu od DD/MM do DD/MM biću na poslovnom putu i neću biti u prilici da redovno proveravam poštu, zbog čega bi odgovori mogli da stignu uz dan kašnjenja.

Za slučaj da vam je potrebna hitna informacija ili reakcija obratite se mom kolegi kolegi ime i prezime, funkcija, na mejl ime@mybusiness.com ili broj telefona XYZ-XYZ.

Ukoliko zaista neodložno trebate moj odgovor pošaljite SMS na broj telefona XYZ-XYZ.

Hvala na razumevanju,
Ime i prezime

Ako vi odgovarate i na office/info mejlove, a pripremate se za odmor automatska poruka bi mogla da glasi:

Zdravo!

Naš mali tim trenutno je na letnjoj pauzi, koja će trajati do DD/MM/GGGG i imamo ograničen pristup internetu. Moguće je da će zbog toga odgovori kasniti nekoliko sati, ali ćete svakako dobiti odgovor.

Hvala na razumevanju!

Dobili ste sada “ključ u ruke” za odloženu komunikaciju kada ste “van kancelarije”. I još jedan nežan podsetnik da ne multitaskujete, a da na važne mejlove ne odgovarate s nogu, već da im posvetite zasluženu pažnju pre nego što kliknete na dugme “pošalji”.