Saglasnost zaposlenog kao osnov za obradu podataka o ličnosti

Domaća modna kompanija koja stoji iza poznatog brenda odeće iskoristila je mogućnost oglašavanja slobodnih radnih mesta putem društvenih mreža. Na zvaničnom Instagram profilu objavila je poziv zainteresovanim kandidatima da postanu deo njenog tima. U kratkom videu predstavila se Milica koja radi kao vođa prodajnog tima. Podelila je svoju priču kako je od prodavca došla do trenutne pozicije. Na kraju videa je pozvala zainteresovane kandidate da pošalju svoje biografije, naglasivši da su komunikacijske i liderske veštine presudne za ovaj posao.

Na taj način kompanija je upotrebila informacije o zaposlenoj u svrhu lične promocije i privlačenja novih kandidata za posao. U konkretnom slučaju, to su sledeće informacije: ime i prezime, radno mesto, poslovna biografija, vizuelni prikaz lica, izjave pred kamerom, elementi iz radnog okruženja zaposlene koji je identifikuju. U smislu domaćeg Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, reč je o podacima o ličnosti, putem kojih se direktno ili indirektno može odrediti identitet jedne osobe.

Napomenimo odmah da korišćenje podataka o ličnosti zaposlenog u svrhe promocije poslodavca nije obaveza zaposlenog iz radnog odnosa. Zato je u konkretnom slučaju obrade podataka o ličnosti potrebna saglasnost zaposlene kao pravni osnov za obradu podataka o ličnosti.

Saglasnost zaposlenog i obaveze poslodavca

1. Za poslodavca je, pre svega, bitno da razume da svakodnevno obrađuje lične podatke zaposlenog. On to čini na različite načine: vođenjem evidencije o zaposlenima, kroz isplate zarada, praćenjem bolovanja zaposlenih, putem video-nadzora i slično.

Zakon o zaštiti podataka o ličnosti kaže da obrada podataka o ličnosti mora biti zakonita, tj. mora da postoji pravni osnov za obradu podataka. To može biti ugovorna obaveza, zakonska odredba, saglasnost, zaštita životno važnih interesa, javni interes i legitimni interes  (član 12.).

Poslodavac ima obavezu:

• Da prethodno pribavi saglasnost zaposlenog za obradu podataka o ličnosti;
• Da obavesti zaposlenog u koje svrhe se koriste podaci, na koji način i koliko dugo se čuvaju (u konkretnom slučaju podaci o ličnosti zaposlene se objavljuju u promotivnom videu koji će se prikazivati na društvenoj mreži u narednih mesec dana);
• Da obavesti zaposlenog da ima pravo na pristup podacima, pravo da zahteva da se isprave netačni podaci o ličnosti, da se dopune nepotpuni podaci, pravo na dodatne izjave i pravo na povlačenje saglasnosti.

2. Prema zakonu saglasnost je svako dobrovoljno, određeno, informisano i nedvosmisleno izražavanje volje lica na koje se podaci odnose, kojim se, izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom, daje pristanak za obradu podataka o ličnosti koji se na njega odnose. (član 4. stav 1. tačka 12.).

Dakle, da bi pristanak bio validan potrebno je da bude:

• Dobrovoljan: Dat slobodnom voljom, bez pritiska, prinude ili uslovljavanja. Za radni odnos je karakteristično da podrazumeva odnos dve nejednake strane, i zbog toga se još više naglašava princip dobrovoljnosti – poslodavac ne može vršiti pritisak na zaposlenog za dobijanje saglasnosti.
• Konkretan i određen: Pristanak mora biti vezan za konkretnu, jasno određenu i definisanu svrhu obrade. Dakle, ne može se dati uopštena saglasnost za obradu podataka o ličnosti.
• Informisan: Osoba koja daje pristanak mora da bude informisana o tome ko vrši obradu podataka, u koje svrhe se podaci obrađuju, koliko dugo se podaci nakon prikupljanja čuvaju i drugo. Sve ove informacije moraju da se saopšte zaposlenom pre nego što se zatraži saglasnost za obradu podataka.
• Nedvosmislen: Pristanak mora biti izričit, tako da je jasno da je osoba na koju se obrada podataka odnosi dala svoju saglasnost. Dakle, saglasnost se ne može pretpostaviti već mora biti dokumentovana, u vidu pisane izjave ili potvrde putem mejla.

3. Prilikom obrade podataka poslodavac treba da vodi računa o principu minimizacije podataka. To znači da treba da prikupi i obradi samo one podatke koji su neophodni za konkretnu svrhu.

U konkretnom slučaju zaposlena je dala pristanak na obradu podataka o ličnosti. Poslodavac treba da vodi računa o tome da objavi relevantne podatke o zaposlenoj (ime, pozicija u firmi, opis posla). Istovremeno to znači da poslodavac treba da izbegne nepotrebne podatke ili podatke koji otkrivaju previše o ličnosti zaposlene, a nisu relevantni za ostvarivanje svrhe (npr. godine života). To puno govori o profesionalnosti poslodavca, o fokusiranosti na bitne podatke i poštovanju privatnosti zaposlenog. Istovremeno se mogu izbeći eventualne kazne.

4. Saglasnost zaposlenog za obradu podataka poslodavac može da koristi ako ne postoji drugi osnov za obradu podataka o ličnosti.

Poslodavac najpre treba da proveri da li u konkretnoj situaciji postoji neki drugi zakonit osnov za obradu podataka o ličnosti (zakonska odredba, ugovor i drugo). Preporuka je da poslodavac koristi druge zakonske osnove. Zašto je to tako?

Saglasnost zaposlenog u radnom odnosu je vrlo diskutabilna zbog neravnopravnog odnosa poslodavca i zaposlenog. Kako je poslodavac jača strana u radnom odnosu često se postavlja pitanje koliko je saglasnost zaposlenog zaista na dobrovoljnoj bazi. Da li zaposleni pristaje na obradu podataka iz straha ili zato što oseća pritisak?

U konkretnom slučaju poslodavac ne bi smeo da učestvovanje zaposlenog u promotivnom videu firme uslovljava napredovanjem i drugim benefitima. Eventualno odbijanje saglasnosti ne bi smelo da utiče na na dalji radni status i napredovanje.

5. Napomenimo još jednu važnu stavku – kao što se dobrovoljno saglasio sa obradom podataka o ličnosti, zaposleni ima pravo da povuče saglasnost u bilo kom momentu, jednostavno i bez ikakvih štetnih posledica po radno angažovanje.

Zakon o zaštiti podataka o ličnosti kaže:

Lice na koje se podaci odnose ima pravo da opozove pristanak u svakom trenutku. Opoziv pristanka ne utiče na dopuštenost obrade koja je vršena na osnovu pristanka pre opoziva. Pre davanja pristanka lice na koje se podaci odnose mora biti obavešteno o pravu na opoziv, kao i dejstvu opoziva. Opozivanje pristanka mora biti jednostavno, kao i davanje pristanka. (Član 15.)

Rezime

• Materija podataka o ličnosti u domaćem pravu je regulisana Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti;
• Da bi poslodavac postupao zakonito svaki put kada obrađuje podatke o ličnosti zaposlenog, najpre treba da utvrdi pravni osnov za obradu podataka o ličnosti. Saglasnost zaposlenog je jedan od osnova i podrazumeva da je lice na koje se podaci o ličnosti odnose pristalo na obradu podataka o ličnosti za određenu svrhu;
• Poslodavac pribavlja suglasnost zaposlenog za obradu podataka o ličnosti i istovremeno ga informiše u koje svrhe se koriste podaci, na koji način i koliko dugo se čuvaju. Zaposleni treba da bude obavešten o svojim pravima (pravo na pristup podacima, pravo na ispravke ili dopune podataka, pravo na povlačenje saglasnosti u bilo kom trenutku). Zaposlenom mora biti omogućeno ostvarivanje ovih prava;
• Saglasnost mora da bude: dobrovoljna, konkretna, informisana i jasna (nedvosmislena);
• Poslodavac treba da ograniči obim podataka, tj. da prikupi i obradi samo one podatke koji su neophodni za određenu svrhu;
• Zbog neravnopravnog odnosa poslodavca i zaposlenog, saglasnost za obradu podataka u radnom odnosu često nije “dovoljno“ dobrovoljna i zato se preporučuje da poslodavac koristi druge zakonske osnove, kao što su zakon ili ugovor. Saglasnost zaposlenog se koristi tek onda kad ne postoji drugi pravni osnov. Zaposleni ne sme da trpi posledice odbijanja u smislu da to utiče na njegov radni status ili mogućnosti za dalje profesionalno napredovanje.