Saveti za održavanje efikasnog onlajn sastanka

Vanredno stanje nas je naučilo da prihvatimo promene i prilagodimo im svoj način poslovanja. To se odnosi i na organizaciju sastanaka koji su, zahvaljujući napretku tehnologije, prešli u onlajn režim. Iako po nekad predstavljaju izazov, oni mogu da budu efikasni koliko i sastanci uživo, bilo da razgovarate sa svojim timom, klijentima ili poslovnim partnerima, a evo i kako.

Pripremite tehniku i odredite pravila ponašanja

Najmanje pola sata pre sastanka proverite računar, internet konekciju, zvuk, mikrofon i kameru, kao i kvalitet platforme putem koje održavate sastanak. Učesnicima ukažite na osnovna pravila ponašanja i „trikove“. Savet je da izaberu neutralnu pozadinu koja neće odvraćati pažnju ostalim učesnicima, isključe svoj mikrofon dok drugi pričaju kako bi se izbegli nepotrebni šumovi i svedu pokrete tela na minimum da ne bi izazvali „zamrzavanje“ slike. 

Pripremite plan i program sastanka

Praćenje agende i dobra priprema nekad su više od pola uspeha. Ukoliko sastanak nema jasnu svrhu i definisane tačke kroz koje bi trebalo proći, rizikujete da izgubite pažnju druge strane i samo protraćite dragoceno vreme. Korisno je da se na početku sastanka obratite svakom učesniku i pojasnite kako oni mogu da doprinesu diskusiji. Nije zgoreg ni da pripremljenu agendu prosledite svim učesnicima dan ranije.

Odredite moderatora

Sastanak koji nema moderatora vrlo lako može da izgubi strukturu. Osoba koja kontroliše dešavanja tokom sastanka zadužena je za poštovanje procedure i dnevnog reda. Takođe ima zadatak da vraća učesnike na glavnu temu.

Ograničite vreme

Pravovremeno obavestite učesnike koliko će sastanak trajati, kako bi svi mogli bolje da se organizuju i da usklade ostale obaveze. Izdvojte oko 10 minuta za svaku tačku sastanka i imajte u vidu da ljudi posle sat vremena onlajn formata gube koncentraciju i postaju nestrpljivi.

Završite zaključkom i podelite beleške

Važno je da sastanak bude zaokružen ili da bar na kraju budu predstavljena jasna očekivanja za sledeće okupljanje. Podelite beleške učesnicima, pogotovo ako ste tokom sastanka prešli dosta stavki.