Korišćenje službenog računara, telefona i automobila: Gde je granica između privatnog i službenog?

Poslodavac ima pravo da kontroliše korišćenje službenih sredstava rada – računara, telefona, e-maila ili vozila – ali ta kontrola nije neograničena. Ona mora biti unapred definisana pravilima, imati jasan poslovni razlog i srazmerna svrsi. 

Zaposleni mora biti obavešten o nadzoru, zatim i upozoren da se nadzor vrši, a obrada podataka vrši se u skladu sa Zakonom o radu i Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti. 

Najveći problem u praksi stvara se usled nedostatka jasnih internih pravila i ovde ćemo govoriti o pravilnom informisanju zaposlenih od strane poslodavaca.

Šta su sredstva za rad?

Sredstva rada nisu samo fizički predmeti koji stoje u kancelariji. Današnje poslovanje podrazumeva:

• Službeni računar ili laptop;
• Mobilni telefon i SIM karticu;
• Službeni e-mail nalog;
• Pristup poslovnim softverima i cloud sistemima;
• Službeni automobil;
• Kartice za gorivo, aplikacije i poslovne naloge.

Sve što je zaposlenom dato radi obavljanja posla smatra se sredstvom rada, čak i kada ga koristi van prostorija poslodavca ili od kuće.

Prema Zakonu o radu, zaposleni je dužan da savesno koristi sredstva rada i da ih koristi u skladu sa njihovom namenom i uputstvima poslodavca. 

Štaviše, jedan od razloga za otkaz ugovora od strane poslodavca je ako zaposleni necelishodno ili neodgovorno koristi sredstva rada. 

Upravo tu se otvara prostor za kontrolu zaposlenih i postavlja se pitanje koje muči i poslodavce i zaposlene:

Gde prestaje pravo poslodavca da zahteva radnu disciplinu, a počinje privatnost zaposlenog?

Odgovor bi bio: U balansu između prava poslodavca da organizuje efikasan rad i prava zaposlenog na privatnost i zaštitu podataka o ličnosti.

Da li zaposleni sme privatno da koristi službena sredstva?

Zakon o radu izričito ne zabranjuje privatnu upotrebu službenih sredstava. Zato je ključno ono što je poslodavac uredio internim aktima.

U praksi postoje tri modela:

1. Potpuna zabrana privatne upotrebe sredstava rada
Ovo je najstroži model, čest u bankama ili IT kompanijama sa visokim bezbednosnim rizikom od curenja podataka.

2. Dozvoljena razumna privatna upotreba
Ovo je najčešći model. Dozvoljeni su kratki privatni pozivi ili minimalna privatna komunikacija, bez ugrožavanja posla i bez troškova za poslodavca.

3. Slobodna upotreba uz ograničenja troškova
Ovo je tipično za službene automobile ili telefone, gde je privatna upotreba dozvoljena, ali se troškovi kontrolišu.

Bilo koji od ovih modela da primenjuje poslodavac, ako on eksplicitno, dovoljno često i jasno ne komunicira pravila korišćenja sredstava za rad – nastaće siva zona: 

• Poslodavac očekuje striktno razdvajanje službene i privatne upotrebe;
• Zaposleni smatra da je sredstva iskoristio za privatne svrhe „minimalno, ili normalno – svi tako rade“;
• Otvara se prostor za spor. 

Može li poslodavac da prati rad zaposlenog na računaru?

Poslodavac ima pravo da štiti svoju imovinu, poslovne podatke i organizaciju rada. To pravo proizilazi iz Zakona o radu, ali i iz legitimnog interesa poslodavca prema Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti.

To znači da poslodavac može:

• Da prati korišćenje poslovnog e-maila;
• Da vidi instalirane programe;
• Da kontroliše pristup poslovnim dokumentima;
• Da prati logovanje i korišćenje sistema;
• Da koristi softver za zaštitu podataka i bezbednosti.

Poslodavac ne može:

• Tajno nadzirati zaposlenog;
• Čitati privatnu komunikaciju bez osnova (a legitiman osnov za to je teško naći);
• Prikupljati podatke koji nisu potrebni za svrhu nadzora;
• Koristiti monitoring koji je prekomeran ili nesrazmeran.

Elementarno pravilo iz zaštite podataka glasi: Monitoring mora biti zakonit, transparentan i proporcionalan.

Kako bi nadzor prepiske zaposlenog od strane poslodavca bilo zakonito, on mora: 

1. Prethodno jasno ukazati zaposlenom da je korišćenje sredstava rada za privatne svrhe nedopušteno;
2. Upozoriti zaposlenog o postojanju razloga za otkaz ugovora o radu jer je koristio službeni imejl i računar kada se određenog dana dopisivao sa osobom X koja nije poslovni saradnik niti klijent (ili igrao igrice ili koristio društvenu mrežu Y).

Poslodavac, dakle, ne sme da instalira softver koji snima ekran zaposlenih tokom celog radnog vremena, bez da ih je o tome obavestio. Čak i ako postoji poslovni razlog (efikasnost rada), ovakav nadzor može biti nezakonit jer zaposleni nisu informisani, a mera može biti ocenjena kao prekomerna.

Službeni e-mail

Službeni e-mail je vlasništvo poslodavca i deo poslovne infrastrukture. Čak i kada zaposleni ima email adresu sa svojim imenom i prezimenom, npr: 

ime.prezime@nazivkompanije.com 

Takav email pripada poslodavcu, jer je zaposlenom dat kako bi celishodnije obavljao posao za koji je zaposlen. Poslodavac ima pravo da mu pristupi, naročito radi kontinuiteta poslovanja (jednog zaposlenog zameni drugi na istoj poziciji). 

Međutim, problem nastaje kada zaposleni koristi službeni nalog i za privatnu komunikaciju.

Poslodavac sme:

• Da pristupi poslovnoj pošti;
• Da arhivira komunikaciju;
• Da pregleda nalog kada zaposleni ode iz firme.

Ali, čitanje privatnih poruka može biti rizično, jer čak i kada pravila jesu prilično jasno definisana, zadirane u privatnost e uvek osetljivo pitanje.

Zato mnoge firme uvode pravilo:

• Privatna komunikacija na službenom e-mailu nije dozvoljena; ili
• Mora biti jasno označena kao privatna.

Službeni telefon

Kod službenog telefona treba razlikovati:

• 1. Evidenciju troškova, čija kontrola je uvek dozvoljena, jer poslodavac nije dužan da plaća nešto što nije u svrhu obavljanja posla;
  2. Sadržaj komunikacije, koji je strogo zaštićen ustavnim pravom na  privatnost.

Poslodavac može da vrši uvid u:

• Broj poziva;
• Trajanje;
• Trošak.

Ali, preslušavanje razgovora ili čitanje privatnih poruka bez posebnog pravnog osnova može predstavljati povredu privatnosti i Zakona o zaštiti podataka o ličnosti.

Primera radi, ukoliko poslodavac dobije uvećan račun za telefon, može od operatera zatražiti da proveri listu poziva. Ukoliko se utvrdi veliki broj privatnih međunarodnih razgovora – to može biti osnov za upozorenje na postojanje razloga za otkaz, kao i za naknadu štete poslodavcu.

Ipak, poslodavac ne bi smeo da pribavi sadržaj tih razgovora.

Službeni automobil i GPS praćenje

GPS u službenim vozilima je danas uobičajen, ali je i on pravno osetljiv.

Dozvoljen je ako:

• Postoji poslovni razlog (bezbednost, logistika, optimizacija ruta);
• Zaposleni je unapred obavešten;
• Svrha praćenja GPS-a je jasno definisana.

Problem nastaje kada se zaposleni prati putem GPS-a:

• Van radnog vremena;
• Bez informisanja zaposlenog;
• Za stalno praćenje bez potrebe.

Poslodavac mora jasno i nedvosmisleno Pravilnikom o radu ili Ugovorom o radu ugovoriti da li zaposleni sme ili ne sme da koristi službeni auto u privatne svrhe nakon radnog vremena. Ukoliko je odgovor „sme“ – njegovo privatno kretanje se ne sme nadzirati. 

Kako se uređuje korišćenje sredstava rada?

Da bi kontrola savesne upotrebe sredstava rada bila zakonita i održiva u eventualnom sporu, poslodavac bi trebalo da ima:

• Pravilnik o radu koji jasno definiše upotrebu sredstava za rad;
• Pravilnik o korišćenju sredstava rada ili IT bezbednosti;
• Politiku zaštite podataka;
• Odluke o video ili GPS nadzoru (ako postoje);
• Dokaz da su zaposleni informisani o pravilima.

Bez pisanih pravila, čak i logički opravdana kontrola može biti ocenjena kao nezakonita.

Šta ako zaposleni zloupotrebi službena sredstva?

Zloupotreba može uključivati:

• Privatni posao na službenom laptopu;
• Odavanje poslovnih podataka;
• Neovlašćene troškove telefona;
• Privatno korišćenje vozila bez dozvole.

Posledice zavise od težine povrede i mogu biti:

• Upozorenje pred otkaz;
• Disciplinska mera;
• Otkaz ugovora o radu;
• Naknada štete poslodavcu.

Prema Zakonu o radu, povreda radne discipline (necelishodno i nesavesno korišćenje sredstava rada) jeste osnov za otkaz, uz uslov da je zaposleni prethodno obavešten i  upozoren.

Službena oprema u privatnom okruženju

U poslovima koji nisu direktno vezani za lokaciju poslodavca, nego se mogu obavljati remote – bilo gde, što je najčešće od kuće, preplitanje poslovnog i privatnog života je gotovo neizbežno. 

Zaposleni koristi službeni laptop kod kuće. Na njemu se nalazi i privatni gmail nalog koji usput proverava. Službeni telefon nosi na put, i na njemu obavi i nekoliko privatnih poziva. Dok gleda crtaće sa detetom, u 8 uveče vidi nekoliko mejlova koji su stigli nakon njegovog radnog vremena i odgovara na njih, ali i šalje mejl vaspitačici da ono sutra neće doći u vrtić. 

U privatnom okruženju lako se briše granica između onoga što je sredstvo rada i onoga što je deo privatnog prostora zaposlenog. U takvim situacijama, insistiranje poslodavca na rigoroznoj radnoj discipline uglavnom je kontraproduktivno, pored toga što je praktično nesprovodivo. 

Naravno, činjenica da se službena oprema nalazi u privatnom domu zaposlenog ne znači da poslodavac gubi pravo da kontroliše način njenog korišćenja, ali isto tako ne znači ni da zaposleni gubi pravo na privatnost.

Zato se pitanje korišćenja službene opreme u remote radu svodi na pronalaženje ravnoteže: poslodavac ima legitimno pravo da zaštiti svoju imovinu, podatke i organizaciju rada, dok zaposleni ima pravo da njegov privatni prostor i lična komunikacija ne budu predmet neproporcionalnog nadzora. 

Zaključak

Službeni laptop, telefon ili automobil nisu privatna imovina zaposlenog. Poslodavac ima pravo da kontroliše njihovo korišćenje i da zaštiti poslovne interese.

Ali, to pravo ima granice.

Privatnost zaposlenog ne nestaje kada uključi službeni računar. Nadzor mora imati svrhu, biti transparentan i srazmeran.