Kako fleksibilnost zaposlenog u radu može prerasti u problem za poslodavca

Unazad dvadesetak godina, najpre kao posledica globalizacije, zatim Covid-a 19, a u skorije vreme i smenom generacija na tržištu rada – pojavila se potreba da poslodavci budu otvoreniji i spremniji za “fleksibilan” rad zaposlenih. 

Zbog toga se u oglasima za posao nalaze rečenice poput “radiš odakle god poželiš”, “sam biraš radno vreme” i slično, kako bi se privukli kandidati kojima je bitna fleksibilnost poslodavca za njihovo kombinovanje radnog i slobodnog vremena. 

Počinje kao benefit, ali može da preraste u problem

U nekim firmama fleksibilnost je strategija privlačenja boljih kadrova, dok je u drugima to samo dobra namera i tolerantnost poslodavca.

Zaposleni mora ranije da izađe zbog deteta.
Drugi radi od kuće jer mu je tako lakše da završi obaveze.
Treći kasni desetak minuta jer “to nikada nije bio problem”.

Ništa od ovoga pojedinačno ne deluje kao rizik. Problem nastaje kada izuzeci postanu pravilo, a pravila koja regulišu to novo ponašanje zapravo ne postoje.

Šta podrazumevamo pod fleksibilnošću?

Fleksibilnost u radu može imati više oblika:

• Fleksibilno radno vreme (dolazak/odlazak);
• Rad od kuće ili hibridni model;
• Povremeni izlasci tokom radnog vremena;
• Tolerancija u rokovima i učinku;
• Neformalni dogovori između zaposlenog i nadređenog.

Sama po sebi, fleksibilnost nije problem. Naprotiv, ona je često važan faktor zadovoljstva i zadržavanja zaposlenih. Ali, samo dok postoji jasan okvir te fleksibilnosti.

Kada fleksibilnost prelazi u zloupotrebu?

Zloupotrebe se retko dešavaju naglo i očigledno. U praksi, one izgledaju ovako:

1. “Mala” kašnjenja koja više nisu mala

Zaposleni kasni 5-10 minuta, u početku sporadično, kasnije gotovo svakodnevno. Pošto reakcije od strane poslodavca nema, ponašanje se stabilizuje kao nova norma.

2. Rad od kuće bez realnog učinka

Rad od kuće je uveden kao olakšica za zaposlenog, i sve dok su njegovi rezultati i responzivnost dobri, svi su zadovoljni takom organizacijom. Međutim, ako vremenom dostupnost opada (odgovori kasne, zadaci se razvlače, komunikacija postaje otežana) – bez jasnih kriterijuma, teško je razlikovati fleksibilnost od neizvršavanja radnih obaveza.

3. “Produženi vikendi” kroz bolovanja

Povremeno se dogodi da poslodavac uoči određenu pravilnost: privremena sprečenost za rad zaposlenog (bolovanje) se učestalo događa u petak ili ponedeljak. Iako poslodavac počinje da sumnja u zloupotrebu, sve dok zaposleni ima urednu dokumentaciju – poslodavac je dužan da poštuje njegova prava. Bez veoma čvrstih dokaza koji ukazuju na zloupotrebu bolovanja, poslodavac ne može da pokreće nikakve procedure. 

4. Selektivna dostupnost

Zaposleni ima „klizno radno vreme“, ali:

• Nije dostupan u ključnim terminima kada se održavaju sastanci i interna komunikacija;
• Odgovara na mejlove posle nekoliko dana.

U ovakvim slučajevima, fleksibilnost prelazi u jednostrano određivanje pravila od strane jednog zaposlenog (o kojima drugi i nisu obavešteni).

5. Različita pravila za različite ljude

Jedan ili nekoliko zaposlenih „mogu sve“, dok drugi moraju da poštuju stroga pravila. Ovakva nedoslednost poslodavca gotovo uvek vodi do: 

• Nezadovoljstva u timu; 
• Pada autoriteta menadžmenta;
• Potencijalnih konflikata.

Kako može neprimetno doći do zloupotrebe? 

Poslodavci nikada ne “dozvole” zloupotrebu svesno. Ona nastaje jer žele da budu korektni i fleksibilni, izbegavaju neprijatne razgovore, veruju da je situacija privremena ili nemaju jasno definisana pravila – oslanjaju se na odgovornost i savesnost zaposlenih.

Ako se zloupotrebi, fleksibilnost više nije benefit, već problem sa kojim će poslodavac morati da se suoči. 

Zašto je važno reagovati na vreme?

Iz ugla prava, najveći problem nije samo ponašanje zaposlenog, već reakcija poslodavca na takvo ponašanje.

Ako se određeno ponašanje:

• Toleriše duže vreme;
• Nije istaknuto kao neprihvatljivo;
• Ne dokumentuje; i
• Ne sankcioniše.

Poslodavac dolazi u situaciju da teško može da dokaže da je to problem koji narušava radne obaveze i radnu disciplinu. Drugim rečima, ono što se dugo toleriše može se smatrati prihvaćenim standardom, što značajno otežava eventualne disciplinske mere ili otkaz.

Tipičan put od fleksibilnosti do problema

Ovaj proces kod poslodavaca izgleda gotovo uvek isto:

1. Uvedena fleksibilnost – bez jasnih pravila;
2. Javljaju se pojedinačni izuzeci koji pomeraju granice očekivanog ponašanja;
3. Izostanak reakcije poslodavca;
4. Ponavljanje ponašanja;
5. Formiranje nepisanih pravila i „novo normalno“;
6. Pokušaj poslodavca da uvede red;
7. Otpor zaposlenih jer im se čini da im se oduzima autonomija.

Logično, što se kasnije reaguje i što duže se nepisana pravila praktikuju, problem je teže rešiti.

Kako postaviti granice bez ukidanja fleksibilnosti?

Rešenje nikada nije u rigidnosti, naročito u kompanijama sa kreativcima i ljudima sa izraženom individualnošću, poput IT stručnjaka.

Sa druge strane, zaposleni nemaju ništa protiv logičnih zahteva poslodavca i jasno definisanih pravila unutar kojih oni imaju veliku slobodu i ličnu autonomiju: 

1. Jasna pravila: Čak i ako nisu formalizovana pravilnikom o radu, moraju biti razumljiva, dostupna svima, jednako primenjena;
2. Doslednost: Najveći problem nije fleksibilnost, već selektivna fleksibilnost. Pravila koja važe samo za neke, vrlo brzo mogu narušiti atmosferu u timu i kompaniji;
3. Evidencija: Ako poslodavac nema nikakvu evidenciju o uočenom neadekvatnom ponašanju, nema dokaza ni osnova za formalnu reakciju. Ovo se odnosi na naročito odnosi na radno vreme, odsustva, radni učinak;
4. Pravovremena reakcija: Najbolje je reagovati na početku i sugerisati da se određeno ponašanje neće tolerisati. Kasnije, svaka intervencija deluje kao nagla i nepravedna promena pravila;
5. Jasna komunikacija: Zaposleni ne testiraju granice iz loše namere, već je u ljudskoj prirodi da se prelaze naročito onda kada nisu definisane. 

Da li je rešenje potpuno ukidanje fleksibilnosti?

U praksi – retko. Onde gde je uvedena fleksibilnost, obično je za nju i postojao razlog. Ukidanje fleksibilnosti može smanjiti zadovoljstvo zaposlenih, otežava privlačenje kadrova, često kažnjava i one koji nikada nisu izazivali probleme. 

Pravi problem je retko u fleksibilnosti, a najčešće u tome što ona nije definisana i ostavljena je individualnim tumačenjima. 

Najčešća pitanja:

Da li poslodavac mora da ima pravilnik o fleksibilnom radu?
„Fleksibilni rad“ nije zakonska kategorija, nego pojava koja se izrodila iz potrebe zaposlenih i poslodavaca. Ipak, u Pravilnik o radu je potrebno uneti pravila ma koliko poslodavac bio tolerantan i otvoren za fleksibilnost.

Šta ako zaposleni zloupotrebljava fleksibilnost?
Potrebno je reagovati na vreme, kroz direktnu komunikaciju i, po potrebi, formalne korake.

Da li se tolerisano ponašanje može kasnije sankcionisati?
Hipotetički može, ali je znatno teže ako je dugo bilo bez reakcije. Najbolji put je formalizovanje neprihvatljivog ponašanja i ubuduće sankcionisati kršenje ustanovljenih pravila. 

Kako obezbediti fer tretman svih zaposlenih?
Fer tretman obezeđuje se kroz doslednu primenu istih pravila za sve, bez izuzetaka koji nisu opravdani.

Zaključak

Granica između fleksibilnosti i zloupotrebe je vrlo tanka, i ne nalazi se u samoj pogodnosti, već u njenoj primeni. Fleksibilnost bez pravila vremenom prestaje da bude benefit i postaje izvor nesigurnosti i za poslodavca i za tim.

Nesporno je da fleksibilnost može i treba da postoji, jer u brojnim industrijama daje izuzetne rezultate, ali je njoj potreban sistem koji je prati i podržava.